Michail Bachmann
Computer- und Medienservice, Organisation und Projekte

Christian Wandrei
Computer- und Medienservice, Helpdesk und Beratung

Personen, die keine Mitglieder der Universität sind, haben die Möglichkeit, durch eine Befürwortung einen HU-Account zu erhalten. Ehemalige HU-Beschäftigte können diesen darüber hinaus nach dem Ausscheiden aus der Universität bei Bedarf noch für eine befristete Zeit weiter nutzen.

Diese befürworteten Accounts sind maximal ein Jahr gültig. Danach muss die fortlaufende Befürwortung derzeit mittels eines (Papier- bzw. PDF-)Formulars bestätigt werden. Dadurch ergibt sich ein hoher Aufwand für Antragstellende, Befürwortende sowie die CMS-Benutzerberatung.

In einer früheren Ausgabe¹wurde bereits über die geplante Digitalisierung und Automatisierung des Prozesses zur Bestätigung der Befürwortung berichtet. Künftig sollen nur noch die Befürwortenden und die Antragstellenden am Verlängerungsprozess direkt beteiligt sein, so dass die CMS-Benutzerberatung nur noch in Einzelfällen eingreifen muss.

Inzwischen sind die technischen Voraussetzungen geschaffen, um diesen Prozess für die gesamte Universität einzuführen. Das Web-Formular ist erstellt und funktionsfähig, die Informationsmails sind vorbereitet und eine schrittweise Einführung ist bereits in Umsetzung. Erste Tests des gesamten Prozesses mit einer externen Einrichtung verliefen positiv und eingegangene Rückmeldungen konnten eingearbeitet werden.

Aktuell startet das Team mit dem CMS als Einrichtung einen weiteren größeren Testlauf. Es wird die sich daraus ergebenden Rückmeldungen in den Prozess einarbeiten und bei Bedarf Anpassungen vornehmen, insbesondere hinsichtlich der Nutzendenfreundlichkeit sowie der Verständlichkeit der Informationen. Demnächst werden alle betroffenen Accounts sukzessive per E-Mail benachrichtigt, sobald eine Verlängerung ansteht. In der E-Mail wird der Weg zum Portal aufgezeigt. Personen, die aktuell bereits Accounts befürworten, werden in diesem Zuge ebenfalls per E-Mail über den neuen digitalen Prozess informiert.

Für das Jahr 2027 ist schließlich der vollständige Umstieg auf den neuen, digitalen Prozess geplant. Dann ist eine schriftliche Verlängerung von Accounts in Papierform bzw. als PDF-Dokument nur noch in Ausnahmefällen, z. B. bei Accountreaktivierungen, erforderlich.

1. Broschüre 2021/22, abrufbar unter https://blogs.hu-berlin.de/cms/2022/06/30/aus-der-organisation-accountbefuerwortung/ ↩︎