Alexandra Danilkina und Daniel Koschmieder
Computer- und Medienservice, Anwendungen für Lehre, Forschung und Administration
Die Digitalisierung stellt viele Organisationen vor große Herausforderungen, insbesondere im Hinblick auf eine effiziente Zusammenarbeit und eine strukturierte Datenverwaltung. Die Webanwendung SeaTable ist eine No-Code- / Low-Code-Plattform zur Organisation, Verwaltung und Verarbeitung von Daten. Sie verbindet die intuitive Nutzung einer Tabellenkalkulation mit den Funktionen einer Datenbank und ermöglicht es, Informationen zentral zu erfassen, zu verknüpfen und gemeinsam zu bearbeiten. Zudem bietet SeaTable die Möglichkeit, individuelle Anwendungen sowie automatisierte Workflows ohne umfangreiche Programmierkenntnisse zu erstellen.
Der Computer- und Medienservice (CMS) stellt eine HU-Instanz von SeaTable bereit, die auf eigener Infrastruktur betrieben wird. Diese Instanz heißt HU-Table, ist unter https://table.hu-berlin.de erreichbar und wurde für die HU-interne Zusammenarbeit konzipiert. Der Zugriff erfolgt ausschließlich aus dem HU-Netz und die Anmeldung ist über den Browser mit einem HU-Account möglich. Derzeit befindet sich das System im Pilotbetrieb.
Bei der Nutzung der Plattform sind die geltenden Nutzungsbedingungen zu beachten. Sofern personenbezogene Daten verarbeitet oder gespeichert werden, ist ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) zu erstellen. Das VVT zu einer Base kann direkt in HU-Table gepflegt werden.
HU-Table wird bereits von mehr als 1000 User:innen mit insgesamt 1000 Bases verwendet. Aktuell arbeitet der CMS daran, die Infrastruktur zu erweitern, um die Performance für die Nutzung von deutlich mehr User:innen zu verbessern. Um die Zusammenarbeit mit Personen außerhalb der HU zu ermöglichen, wird demnächst eine weitere Instanz aufgebaut.
Das System erfasst Daten in sogenannten Bases. Die Bearbeitung erfolgt direkt im Base-Editor im Browser, der explizit für kollaboratives Arbeiten in Echtzeit ausgelegt ist. Um unterschiedliche Tabellen innerhalb einer Base miteinander zu verknüpfen, arbeitet HU-Table mit Relationen. So nähert sich der Funktionsumfang dem einer relationalen Datenbank.
HU-Table bietet die Möglichkeit, größere Datenmengen zu speichern. Standardmäßig kann eine Base maximal 100.000 Zeilen verarbeiten. Um große Datenmengen zu speichern, muss der Big-Data-Speicher aktiviert werden. Dadurch wird die Plattform zu einer nutzbaren Alternative für SQL-Datenbanken. Der Big-Data-Modus ist für die Datensammlung und langfristige Speicherung von Daten wie z. B. Log-Daten oder Messwerte konzipiert.
Eine weitere Funktion von HU-Table ermöglicht auch Personen ohne Programmiererfahrung, eigene Anwendungen und Workflows zu erstellen. Das System bildet einfache Workflows ab, indem Regeln, Feldlogik und Formeln genutzt werden, um Prozesse automatisch zu steuern. Über Bedingungen („wenn-dann“-Regeln) können bestimmte Aktionen ausgelöst werden, z. B. wenn sich ein Status ändert oder ein Feld ausgefüllt wird. Mit Formeln lassen sich Daten automatisch berechnen oder anpassen, z.B. Fristen oder Statuswerte.
In HU-Table können individuelle Benutzeroberflächen (Apps) für bestimmte Daten und Arbeitsabläufe erstellt werden. Dabei dient eine Base als Datenquelle, auf die die App direkt zugreift. Statt eine klassische Software zu programmieren, wird dafür der App-Builder genutzt, in dem Bausteine per Drag-and-Drop kombiniert werden. Diese bestimmen, wie die Daten angezeigt und genutzt werden. Die Plattform bietet Tabellen- und Listenansichten für einen guten Überblick, Detailansichten für einzelne Einträge sowie Dashboards zur Auswertung an. Außerdem gibt es Kanban- oder Kalenderansichten zur Planung von Aufgaben und Terminen. Formulare werden genutzt, um Daten einfach und einheitlich zu erfassen, statt sie über E-Mails oder unübersichtliche Dokumente zu sammeln. So entsteht eine individuelle Oberfläche, die genau auf einen bestimmten Anwendungsfall zugeschnitten ist.
Für Power-User:innen mit etwas Programmierkenntnissen bietet HU-Table die Möglichkeit, mit Python oder JavaScript zu arbeiten. JavaScript-Skripte laufen im Browser und eignen sich besonders für einfache Datenanpassungen oder Prüfungen, die durch Nutzer:innenaktionen ausgelöst werden. Python-Skripte werden serverseitig ausgeführt und ermöglichen eine komplexere Datenverarbeitung. Die nächste Stufe richtet sich an Entwickler:innen und umfasst die Nutzung der REST-API, wodurch HU-Table in bestehende IT-Systeme eingebunden werden kann.