Carsten von Heynitz
Computer- und Medienservice, Anwendungen für Lehre, Forschung und Administration

Die Humboldt-Universität zu Berlin plant die Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die gesamte Universitätsverwaltung. Ziel ist die Schaffung einer übergreifenden Lösung für die digitale Dokumentenablage und -verwaltung, da hier derzeit noch eine Lücke in der digitalen Verwaltungslandschaft besteht.

Im Rahmen einer Grobkonzeption wurden Anwendungsszenarien für ein DMS in der zentralen Verwaltung analysiert und bewertet. Der Bedarf erstreckt sich über mehrere Verwaltungsbereiche: neben Haushalt und Personal sowie der Technischen Abteilung besteht auch in Forschung und Lehre (Servicezentrum Forschung, Fakultäten, Studierendenverwaltung) ein Bedarf an Unterstützung für digitale Aktenablage und Verwaltungsprozesse.

Um Ressourcen zu bündeln, eine Zentralisierung zu erreichen und die Effizienz zu steigern, soll ein einheitliches DMS für Universitätsverwaltungsprozesse implementiert werden. Teil- oder Insellösungen für einzelne Bereiche werden dabei nicht verfolgt. Aufgrund des erheblichen Kostenumfangs ist eine EU-weite Ausschreibung für die Beschaffung des DMS, einschließlich Lizenzen und Dienstleistungen, erforderlich.

Die nächsten Schritte sind die Vergabe (07/2026), weitere Analysen, die technische Implementierung und die anschließende Pilotierung. Das Projekt DMS leistet einen Beitrag für eine kohärente und durchgängige digitale Verwaltungslandschaft.