Im Jahr 2020 wurde Stufe 2 des Programms „humboldt gemeinsam“ umgesetzt, um am 04.01.2021 das SAP-System in den Bereichen Rechnungswesen, Beschaffung, Personal und Organisation, Objektmanagement sowie Berichtswesen in Betrieb zu nehmen. Durch die SAP-Einführung und die damit einhergehenden neuen Nutzungsszenarien wurde der CMS vor große Veränderungen gestellt: Der Zugang erfolgt nicht mehr nur aus dem Verwaltungsnetz heraus, sondern aus allen Netzbereichen der HU Berlin mit heterogener Gerätelandschaft. Dies bedingte eine strategische, wohldefinierte Neukonzeption der bestehenden Definitionen des Verwaltungsnetzes und der IT-Sicherheit.

Für den Zugang zu den SAP-Systemen hat sich die HU Berlin für eine leistungsstarke, neue Terminalserver-Architektur entschieden, die folgende Vorteile mit sich bringt:

• erhöhte IT-Sicherheit durch zentrale Steuerung der Zugriffe aus unterschiedlichen Netzbereichen,
• zentrales Monitoring,
• unkomplizierter Zugang für Nutzerinnen bei zentralisierter Pflege für die Betreiberinnen.

Um die Terminalserverfarm standortredundant und performant aufzubauen, mussten vorab Fragen geklärt werden, z. B. „Wie schaffen wir den Investitionsstau für das SAP-Programm trotz der außergewöhnlichen zusätzlichen Belastungen durch die Corona-Pandemie und die Umstellung auf digitale Lehre aufzuholen?“ Technische Anpassungen erstrecken sich noch bis in das Jahr 2021. Neben der sich stets erneuernden Anforderungserwartung an die IT und den damit verbundenen Konzeptionsanpassungen wurde Hardware teilweise ad hoc beschafft und betriebsbereit gemacht. So konnte die neue Terminalserverfarm mit allen dazugehörigen Neuerungen in der Infrastruktur in einer Rekordzeit von ca. drei Monaten aufgebaut werden. Ermöglicht wurde das durch die übergreifende Zusammenarbeit der beteiligten Mitarbeiter*innen im CMS – über alle Hierarchieebenen und Abteilungsgrenzen hinweg – und die Einsatzbereitschaft bei Mehrfachbelastung unter Pandemiebedingungen.

Ohnehin ist „humboldt gemeinsam“ ein Projekt, bei dem verschiedene Einrichtungen der HU – CMS, Technische Abteilung und Universitätsbibliothek – bei der Umsetzung der IT hervorragend zusammenarbeiten. Dies spiegelte sich auch in der Zusammenarbeit für die Schnittstellensysteme wider: Für Ausbaustufe 2 von „humboldt gemeinsam“ mussten extern betriebene Systeme mit der HU-Systemlandschaft integriert werden, damit Nutzende Zugang auf die SAP-Systeme erhalten und diese nach fachlichen, datenschutzrechtlichen und IT-sicherheitstechnischen Vorgaben nutzen können. Hierfür mussten nicht nur weitere Komponenten aufgebaut und auf Dauer betrieben, sondern auch Konzepte entwickelt werden, um all diese Vorgaben zu erfüllen.
Die neue Anwendungslandschaft setzt sich aus drei Teilen zusammen:

• einem „On-Premises“-Teil, welcher auf eigenen IT-Systemen aufgebaut und betrieben wird,
• einem cloudbasierten Teil, welcher standardisierte Prozessszenarien auf Basis von SAP-gehosteten Cloud-Lösungen zur Verfügung stellt,
• Bestandssysteme für die verbleibenden, spezifischen Fachprozesse, die über neu zu erstellende Schnittstellenanbindungen integriert werden müssen.

Somit ergibt sich folgende Zielarchitektur aus Sicht der Anwendungssysteme für Stufe 2:

Mit Go-live der Stufe 2 am 04.01.2021 ist das Programm „humboldt gemeinsam“ noch lange nicht abgeschlossen – auch wenn bereits vieles erreicht wurde, sind Nacharbeiten zu erwarten und Vorbereitungen für Stufe 3 zu treffen.
Verschiedene Arbeiten, die 2020 trotz des hohen Einsatzes nicht mehr zu schaffen waren, können erst 2021 fertiggestellt werden. Zum Beispiel müssen noch einige Bestandssysteme über Schnittstellen angebunden und Lösungen für den Dateiaustausch für die Arbeit verbessert werden. Manche Dinge konnten bisher nur rudimentär zur Verfügung gestellt werden. All das wartet 2021 auf uns und wir sind bereit, die Arbeitsbedingungen für die HU-Angehörigen weiter zu verbessern.