Ziel ist es, nicht mehr in Abteilungen, sondern in Prozessen zu denken und diese abzubilden.
Das Programm „humboldt gemeinsam“ verfolgt das Ziel, die Abläufe der Humboldt-Universität zu Berlin transparenter zu machen und die Planungen und Vorstellungen intensiver zu kommunizieren. Ziel ist es, nicht mehr in Abteilungen, sondern in Prozessen zu denken und diese abzubilden. Für die Beschäftigten der Humboldt-Universität insgesamt leiten sich daraus die folgenden Ziele ab:
- Erhöhung der Transparenz der Prozesse durch Strukturierung und Erleichterung der Administration bereichsübergreifender Prozesse
- Zeitersparnis bei der Prozessbearbeitung durch standardisierte Prozesse
- Vermeidung der Mehrfacheingaben von Daten und von unnötigen Medienbrüchen, damit steuerungsrelevante Informationen und Daten vereinfacht bereitgestellt werden können
- Steigerung der Datenqualität und deren Auswertung durch Integration von Daten unterschiedlicher Bereiche
Mit „humboldt gemeinsam“ soll ein einheitliches Enterprise Ressource Planning (ERP)-System zur Verwaltung von Finanzen, Personal, Gebäuden und Flächen sowie für das Beschaffungs- und Berichtswesen eingeführt werden. Hierdurch werden Verwaltungsprozesse der Humboldt-Universität zu Berlin digital und organisatorisch miteinander weiter verzahnt.
Die Universität wird bei der Umsetzung durch einen IT-Dienstleister beraten und unterstützt. Die IT-gestützten Verwaltungsprozesse der Humboldt-Universität werden sowohl auf On-Premises-Systemen (vorerst beim Dienstleister) als auch auf Cloudsystemen betrieben. Ziel des CMS-Engagements ist eine reibungslose Überführung und der Betrieb der neuen ERP-Komponenten im Gesamtsystem bei gleichzeitigem Betrieb und Service der weiteren Systemlandschaft. Um dieses Ziel zu erreichen, nimmt der CMS u. a. folgende Aufgaben wahr:
- gemeinsame Planung, Konzeption und Umsetzung der technischen Lösungfür die Zielsystemlandschaft aufgrund der fachlichen Anforderungen der Fachbereiche und der Beratungsergebnisse des IT-Dienstleisters bzgl. Berechtigungsmanagement, Schnittstellen, Migration, Betrieb, Architektur, IT-Sicherheit und nutzerspezifischer Anwenderintegration
- Erstellung der Risikoanalyse nach BSI in Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten
- Koordination und Umsetzung der technischen Lösung seitens der HU Berlin, z. B. durch
- Bereitstellung und Aufbau der Netzwerkverbindungen,
- Einrichtung von Jobs für regelmäßige Starts der Schnittstellen,
- (Remote-)Zugänge für den IT-Dienstleister,
- Einrichtung des Single Sign On, der Gateways, Frontendserver,
- Rollout der SAP-GUI,
- Testmanagement seitens der HU Berlin, Migrationsbegleitung insbesondere für die Ablösung der Altsysteme,
- Unterstützung bei der Aufzeichnung von SAP-Tutorialvideos,
- Anwendungsservice für Programm-Mitglieder, z. B. HU-Box, Moodle