Bedarf und Ziel

Viele Verwaltungsaufgaben werden an der HU bereits durch bestehende zentrale Dienste digital unterstützt. Diese Entwicklung und hiermit verbundenen Ressourcenvorteile werden jedoch noch nicht in ihrer Gänze genutzt. So fehlt es bisher an einer übergreifenden Lösung für die digitale Dokumentenablage und -verwaltung. Neben Ablagen in Netzlaufwerken sind Leitzordner, Hängeregister oder auch Umlaufmappen nach wie vor Verwaltungsalltag. E-Mailausdrucke werden der physischen Akte beigefügt, um die gesetzlichen Vorgaben und Nachweispflichten zu wahren. Damit ein Übergang von einer hybriden hin zu einer digitalen Dokumentenverwaltung gelingen kann und administrative Aufgaben medienbruchfrei und effizient unterstützt werden können, ist ein zentral betriebenes, integriertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) notwendig, das nicht nur einzelne Anwendungen für spezielle Zielgruppen bietet, sondern auch als Infrastrukturkomponente das Dokumentenmanagement der HU als solches strukturiert und systematisiert.