Projekt Online-Speicher

Der HU-Box als Online-Speicherlösung ist seit dem 14.7.2021 im Regelbetrieb.

Kontakt bei allen Fragen: Benutzerberatung des CMS

Für den Online-Speicher Dienst an der Humboldt Universität zu Berlin (HU) untersuchte das im Jahr 2013 vom CMS (Computer- und Medienservice) gestartete Projekt „Online-Speicher“ verschiedene freie und kommerzielle Softwareprodukte und etablierte externe Angebote, die einem „Dropbox“-Ersatz sehr nahe kommen. Im Fokus der Untersuchung befanden sich schließlich die Softwareprodukte Seafile, ownCloud und PowerFolder. Bei näherer Betrachtung stellte sich Seafile als die vielversprechendste Lösung dar, um die universitätsspezifischen Anforderungen an der HU Berlin erfüllen zu können.

An der HU gibt es zwei zentrale Nutzungsszenarien für einen Online-Speicher:

• Datenaustauschplattform: Dateiaustausch (Filesharing) und Kollaboration für Gruppen via Netzlaufwerk / Netzspeicher als AFS-Ersatz.

• Persönlicher und synchronisierter Datenspeicher (Filesynchronization) als „Dropbox“-Ersatz, ohne ständige Verbindung.

Die Online-Speicher-Lösung soll möglichst beide Nutzungsszenarien unterstützen: Datei-Austausch und Datei-Synchronisation.
Dabei fungiert der Online-Speicher als zentrale Dateiablage für beliebige Dateiformate zum Dateiaustausch sowie als persönlicher und synchronisierter Datenspeicher.
In einfacher Weise kann mit verschiedenen, stationären und mobilen Endgeräten für alle gängigen Betriebssysteme (Windows, Mac OS, Linux, iOS, Android) sowie plattformübergreifend über einen Web-Browser und WebDAV der Zugriff auf die Dateien von beliebigen Orten aus erfolgen.
Die Dateien sind dort verfügbar, wo sich der Nutzer mit seinem Gerät (Desktop, Tablet, Mobiltelefon) gerade befindet.
Der Nutzer bestimmt, welche Dateien mit anderen Nutzern geteilt werden und wer auf welche Datei Zugriff hat (kontrollierte Freigabe).
Indem die gemeinsame Bearbeitung und der flexible Austausch von Dokumenten ermöglicht wird, unterstützt der Online-Speicher auch die einrichtungsübergreifende Kooperation von Wissenschaftlern und Forschergruppen.
Des Weiteren kann der Online-Speicher auch zur (verschlüsselten) Datensicherung eingesetzt werden. Die Daten der Nutzer werden im Speichernetzwerk des CMS der HU gespeichert und unterliegen damit deutschen Datenschutzgesetzen. Die Kommunikation zwischen den Endgeräten der Nutzer und dem Online-Speicher erfolgt verschlüsselt.

Die am CMS bestehenden Dateidienste: Windows Fileservice (Webfiles), AFS (Andrew File System) und Unix-Home (=Studierenden-Windows-Home) genügen den beschriebenen Anforderungen an eine zeitgemäße Online-Speicher Lösung nicht. Zwar kann auf diese Dienste über einen Web-Browser und per WebDAV zugegriffen werden, aber es fehlen moderne Synchronisationsmöglichkeiten, um Offline-Arbeit zu unterstützen und das gemeinsame Arbeiten einschließlich der Rechtevergabe sind aufwendig oder kompliziert. Der Zugriff für HU-Externe ist nicht möglich, da ein HU-Account für die Nutzung vorausgesetzt wird, ebenso wie das Teilen einzelner Dateien mit Download-Link bzw. „public link / share“.
Die Netzspeicher-Funktionalität des zukünftigen Online-Speichers könnte die bestehende OpenAFS-Lösung ersetzen. Der neue Online-Speicher wird es erlauben, einzelne Dateien problemlos mit HU-Externen über öffentliche Freigabelinks (auch mit Passwort) zu teilen. Das Teilen über Links und die Anbindung externer Accounts ermöglichen die einrichtungsübergreifende Kooperation von Wissenschaftlern und Forschergruppen.
Der Online-Speicher stellt den Nutzern eine sichere Dateiablage zur Verfügung. Die Daten der Nutzer werden im Speichernetzwerk des CMS gesichert und unterliegen damit deutschen / berliner Datenschutzgesetzen. Die Kommunikation zwischen den Endgeräten der Nutzer und dem Online-Speicher erfolgt verschlüsselt.
Nach Auswahl eines geeigneten Produkts soll der Online-Speicher stufenweise eingeführt werden, um Erfahrungen für den Betrieb einer solchen Lösung zu sammeln und um u.a. Mittel- und Personalaufwand besser abzuschätzen.

The project “Online-Speicher” (online storage – file synchronisation and sharing service) initiated by the CMS (Computer and Media Service) of HU Berlin in 2013, to establishes a data storage solution providing functions similar to Dropbox for university use cases.
Different free and commercial software products with view to the planned file sync and sharing service at HU were examined by the project Online-Speicher. In the focus of investigation finally were the software products Seafile, ownCloud and PowerFolder. On closer examination Seafile presented itself as the most promising solution to fullfill the specific requirements at HU Berlin.

At HU there are two central use cases for a file sync and sharing service:

• Data exchange platform: File sharing and collaboration of groups via network drive / network storage
• Personal and synchronized data storage (file synchronization) substituting Dropbox, without permanent connection

The solution is aimed at supporting the two mentioned use cases: the exchange and synchronization of files. Here, the file sync and sharing service serves as a central file storage of any file format for the exchange of files and additionally as a personal and synchronized data storage. The data services existing at the CMS, which are Windows Fileservice (Webfiles), AFS (Andrew File System) and Unix-Home (Windows-Home for students) do not fulfil the demands on an up-to-date file sync and sharing solution. Although these services are accessible with a web browser or WebDAV, modern synchronizing tools to support offline work are lacking, and cooperation including allocation of rights are laborious and complicated. Access for external persons is impossible, as an account at HU is necessary for using the services, as well as for sharing individual files with the download link or public link/share.
The function of the future file sync and sharing service as a network storage could replace the existing OpenAFS solution. The new service will enable users to share individual files with non-HU members via public shared links (also with password). The users will determine which files are shared with other users and who has access to which file (sharing control). File sharing with links and the integration of external accounts enable an institution-spanning cooperation of academics and research groups.
The file sync and sharing service makes a secure data storage available to users. The data of users are saved in the storage network of the CMS and thus subject to Berlin / German Data Protection Acts. The communication between the client of the users and the file sync and sharing service will be encrypted.
When a suitable product is found, the file sync and sharing service will be established step by step, in order to gain experience in the operation of such a solution and also to better estimate personnel and other expenditures.