Eine Möglichkeit des Zusammenarbeitens mit Seafile bietet die Funktion, Gruppen zu erstellen und in diesen Dateien zu teilen.
Bislang ist das Erstellen von Gruppen und Bibliotheken Angehörigen der HU vorbehalten. Die so angelegten Gruppen und Bibliotheken können jedoch Angehörigen anderer Institutionen zur Bearbeitung freigegeben werden.

Darüber hinaus lassen sich Down- und Upload-Links erstellen, für die keinerlei Login (ggf. ein Passwort) erforderlich ist.

Gruppen

Um eine neue Gruppe anzulegen, klicken Sie in der linken Navigationsleiste unter „Dateien“ auf „Gruppen“ und dann auf „# Alle Gruppen„.

Hier erhalten Sie eine Übersicht Ihrer Gruppen und können mit einem Klick auf den Button „+ Neue Gruppe“ eine neue Gruppe erstellen.

Geben Sie Ihrer neuen Gruppe einen Namen und klicken Sie auf „Speichern“.

In der Gruppenübersicht in der linken Navigationsleiste erscheint nun die von Ihnen neu angelegte Gruppe.

Bei ausgewähltem Gruppennamen können Sie weitere Aktionen für diese Gruppe durchführen.
Für eine Gruppe können Sie vorhandene Bibliotheken freigeben oder neue anlegen. Sie können eine Bibliothek für die Gruppe freigeben, indem Sie in der Liste Ihrer vorhandenen Bibliotheken auf das Freigeben-Icon klicken oder über den Button eine „Neue Bibliothek“ erstellen.

Bibliotheken, die mit dem Recht „Lesen und Schreiben“ freigegeben sind, können von allen heruntergeladen werden. Änderungen werden wieder hochgeladen und mit den anderen Gruppenmitgliedern synchronisiert.

Bibliotheken ohne Schreibrecht („Nur Lesen“) werden nur heruntergeladen, individuelle Änderungen anderer Gruppenmitglieder aber nicht hochgeladen und nicht synchronisiert.

Die neu angelegte Bibliothek erscheint nun in der Seite der Gruppe.

Für die Gruppe können Sie weitere Einstellungen und Aktionen vornehmen:

Umbenennen: Die Gruppe umbenennen.
Übertragen: Die/den Eigentümer/in der Gruppe ändern.
Wiki hinzufügen: Das Wiki für die Gruppe aktivieren.
Mitglieder importieren: Gruppenmitglieder mit einer CSV-Datei (Comma-separated values) importieren (Dateiformat – pro Zeile: hu-account@hu-berlin.de)
Mitglieder verwalten: Mitglieder hinzufügen, entfernen und Rollen ändern (Mitglied / Administrator).
Löschen: Die Gruppe löschen.

Achtung! Bitte beachten Sie Beim Hinzufügen von neuen Mitgliedern die folgenden Hinweise:
Um neue Mitglieder zu einer Gruppe hinzuzufügen, müssen sich diese Personen (mindestens einmal) in der HU-Box angemeldet haben.
Bei der ersten Anmeldung wird der Name (Vor- und Nachname) an die HU-Box übertragen.
So können die angemeldeten Personen über die interne Suche der HU-Box mit ihren Namen gefunden und einer Gruppe hinzugefügt werden.
Bitte verwenden Sie beim Hinzufügen von Gruppenmitgliedern nicht deren eMail-Adresse, sondern bitten Sie diese Personen, sich vor dem Hinzufügen einmalig bei der HU-Box anzumelden, damit Sie diese Personen über die Suche auswählen können.
Wenn Sie die eMail-Adresse nutzen, kann dies zu Fehlern führen.

Die bestehenden Mitglieder der Gruppe können eingesehen werden:

Innerhalb der Gruppe kann diskutiert werden:

Freigaben

Freigaben für externe Benutzer (Download-Link / Upload-Link)

Seafile bietet auch die Möglichkeit, Bibliotheken für andere Nutzerinnen, Gruppen oder Externe freizugeben.

Innerhalb einer Gruppe können Sie den Button „Freigeben“ verwenden, um eine neue Freigabe zu erstellen:

Erzeugen eines Download-Links

Im Dialogfenster für die Freigaben können Sie mit Klick auf den Button „Download-Link“ (Freigabe zum Herunterladen/Lesen) einen Download-Link erzeugen. Der Zugang zu diesem Link kann zusätzlich über ein Passwort gesichert werden. Der Link kann zeitlich beschränkt werden, sodass seine Gültigkeit automatisch abläuft. Durch setzen des Hakens bei „Nur online anzeigen“ kann über den Link nur eine Webvorschau angezeigt werden. Steuerelemente für das Herunterladen werden über dann ausgeblendet.

Erzeugen eines Upload-Links

Über die Schaltfläche „Upload-Link“ (Freigabe zum Hochladen) wird ein Freigabelink erzeugt, mit dem Dateien und Ordner in eine Bibliothek hochgeladen werden können.

Auch diese Freigabe kann durch ein Passwort geschützt und zeitlich befristet werden.
Wenn beide Freigaben erteilt werden sollen, müssen beide Links erzeugt und der anderen Person übermittelt werden. Diese Links sind für die Arbeit mit Personen gedacht, die weder der HU noch einer zur DFN-AAI gehörenden Institution angehören und sich daher (noch) nicht an der HU-Box anmelden können.

Achtung! Bitte nutzen Sie ausschließlich diese Methode zum Freigeben von Dateien und Ordnern. Aus der Browser-Adresszeile kopierte Links führen aufgrund mangelnder Berechtigungen i.d.R. nicht zum gewünschten Ergebnis.

Freigaben für Angehörige der HU oder der DFN-AAI

Außerdem können Sie Ihre eigenen Bibliotheken mit einzelnen Nutzerinnen oder Gruppen teilen.
Hier haben Sie die Möglichkeit den Zugriff mit Lese- und Schreibrechten oder ausschließlich mit Leserechten zu gewähren.

Einschränken der Lese-/Schreibrechte für einzelne Benutzer oder Gruppen

Innerhalb einer freigegebenen Bibliothek lassen sich die Zugriffsrechte auf Ordner- und Dateiebene weiter einschränken oder erweitern. Beispielsweise können so einem Nutzer Schreibrechte gegeben werden, der dieses Recht über seine Gruppenzugehörigkeit eigentlich nicht besitzt. Zur Anschauung werden im Folgenden zwei mögliche Anwendungsfälle skizziert:

Fall 1: Mitglieder einer Gruppe besitzen dank der Gruppenfreigabe Lese- und Schreibrechte für die geteilte Bibliothek. Einzelne Nutzer sollen in bestimmten Ordnern der Bibliothek ausschließlich Leserechte besitzen.

In der Gruppenansicht eine Bibliothek mit Lese- und Schreibrechten anlegen.

Dies erstellt eine Bibliothek, die dem Nutzer gehört, der sie angelegt hat, und die automatisch mit den Mitgliedern der Gruppe mit Lese- und Schreibrechten geteilt wird.

Nun kann in den Gruppeneinstellungen die Benutzerverwaltung aufgerufen werden.

In dem sich öffnenden Dialog können beliebige Nutzer zur Gruppe hinzugefügt werden.

Innerhalb der Bibliothek können die Zugriffsrechte nachträglich für einzelne Benutzer oder auch Gruppen verändert werden. Diese Einstellung ist dem Eigentümer/Ersteller der Bibliothek vorbehalten. Dazu klickt dieser auf „Meine Bibliotheken“ und wählt im Dropdown-Menü hinter der gewünschten Bibliothek die Option „Ordner Freigabe“ aus.

In dem sich öffnenden Dialog lassen sich nun die Rechte für Nutzer für einzelne Ordner der Bibliothek (oder auch auf der obersten Ebene /) einschränken.

Ein rotes Auge neben dem Ordnersymbol in der Weboberfläche zeigt die eingeschränkten Rechte des betroffenen Nutzers an. Während dieser in dem Unterordner „Arbeitsordner“ nun ausschließlich über Leserechte verfügt, bestehen auf der obersten Ebene der Bibliothek weiterhin Lese- und Schreibrechte, sodass der Nutzer auf dieser Ebene eigenständig weitere Ordner anlegen kann.

Fall 2: Gruppenmitglieder haben von vornherein nur Leserechte für die geteilte Bibliothek. Einzelne Nutzer sollen in bestimmten Ordnern der Bibliothek zusätzlich Schreibrechte erhalten.

In der Gruppenansicht eine Bibliothek mit Lesezugriff anlegen.

Eigentümer dieser Bibliothek ist nicht die Gruppe sondern der anlegende Nutzer. Die Bibliothek wird jedoch automatisch für die Mitglieder der Gruppe mit Leserechten freigegeben.

Nun können beliebige Nutzer zur Gruppe hinzugefügt werden (s.o.).

Innerhalb der Bibliothek können die Zugriffsrechte nachträglich für einzelne Benutzer oder auch Gruppen verändert werden. Diese Einstellung ist dem Eigentümer der Bibliothek vorbehalten. Dazu klickt dieser auf „Meine Bibliotheken“ und wählt im Dropdown-Menü hinter der gewünschten Bibliothek die Option „Ordner-Freigabe“ aus. In dem sich öffnenden Dialog geben wir einem Nutzer nun Lese- und Schreibrechte für den Unterordner „Arbeitsordner“.

Dadurch entsteht eine Bibliothek, in der der betreffende Nutzer ausschließlich Änderungen an dem Unterordner „Arbeitsorder“ vornehmen kann.