Archiv für Schlagwort SAP

Ein weiterer Begriff aus der „Black Box SAP“: Datenschutzkonzept

Quelle: Colourbox.de

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

um die Begrifflichkeiten im Umgang mit dem System SAP vorab aller Schulungen schon mal gehört zu haben, führen wir hier im Blog des Gesamtpersonalrats unsere „Monatsserie“ aus der „Black Box SAP“ fort.

Wer mehr wissen will, kann das „humboldt gemeinsam“- Glossar anklicken, das kontinuierlich von uns erweitert wird.

Heute:

Datenschutzkonzept – für die SAP-Einführung muss es dieses geben!

Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Datenschutzkonzept

Ein Datenschutzkonzept (Abk. DSK) beschreibt die für eine datenschutzrechtliche Beurteilung notwendigen Informationen zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten. Es dokumentiert die Art und den Umfang der erhobenen, verarbeiteten oder genutzten personenbezogenen Daten. Die Beschreibung der Daten oder Datenfelder nennt man in der Regel Datenfeldkatalog. Aus der Festlegung datenschutzrechtlicher Anforderungen ergibt sich die Rechtsgrundlage und Zweckbindung für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten. Eine Beschreibung der Schnittstellen als Schnittstellenkatalog und aller vorgesehenen Auswertungen von Daten (Auswertekatalog) gibt einen Überblick über die Nutzung bzw. Übermittlung von personenbezogenen Daten. Weiterhin werden die umgesetzten technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz nach Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und Anlage dokumentiert. Aus dieser Darstellung kann die Angemessenheit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz betrachtet werden. Das Datenschutzkonzept gibt als umfassendes Dokument Auskunft über die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten. Das Datenschutzkonzept gehört neben Fachkonzept, Betriebskonzept und Sicherheitskonzept zur Dokumentation eines IT-Verfahrens.

 

26. April 2018 | Veröffentlicht von Uta Hoffmann | Kein Kommentar »
Veröffentlicht unter Webseite GPR
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Ein weiterer Begriff aus der „Black Box SAP“: Doppik

Quelle: Colourbox.de

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

um die Begrifflichkeiten im Umgang mit dem System SAP vorab aller Schulungen schon mal gehört zu haben, führen wir hier im Blog des Gesamtpersonalrats unsere „Monatsserie“ aus der „Black Box SAP“ fort.

Wer mehr wissen will, kann das „humboldt gemeinsam“- Glossar anklicken, das kontinuierlich von uns erweitert wird.

Heute:

Doppik 

Quelle: http://kommunalwiki.boell.de/index.php/Doppik

Doppik ist ein Kunstwort bzw. eine Abkürzung aus der Betriebswirtschaftslehre, insbesondere der Buchführung bzw. Buchhaltung: Doppelte Buchführung in Konten.

Verwendung findet der Begriff “Doppik” vorzugsweise in der öffentlichen Verwaltung im Zusammenhang mit der Umstellung von der Kameralistik (einfache Buchführung mit Einnahmen- und Ausgabenrechnung bzw. reinen Zahlungsströmen) hin zu den Gepflogenheiten der Privatwirtschaft – einschließlich einer Ergebniskontrolle. Das wird auch in der Humboldt Universität mit der Einführung eines einheitlichen ERP-Systems passieren.

Ihr/ Euer Gesamtpersonalrat

23. März 2018 | Veröffentlicht von Uta Hoffmann | Kein Kommentar »
Veröffentlicht unter Allgemein
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Abschluss der Projektstudie „humboldt gemeinsam“


(Foto: Marion Höppner)

Am 27.02.2018 wurde von Herrn Naumann, Projektleiter „humboldt gemeinsam“, zum Abschluss der Projektstudie in das Auditorium des Jacob-und Wilhelm-Grimm-Zentrums eingeladen.

Der Vizepräsident, Herr Kronthaler, hob die wertvolle Arbeit aller Projektteams hervor und dankte den beteiligten Mitarbeiter*innen. In der Projektstudie wurden die Umrisse des umzusetzenden Projektes mit den Schnittstellen zu den IT-Systemen, die zurzeit an der HU angewendet werden, beschrieben. Die Ausgangsbasis für die Umsetzung sei trotz einiger erkennbarer Schwachstellen für das gesamte Projektvorhaben gut. Eine benannte Schwachstelle aus der Projektphase: Die Kompensation für die Mehrarbeit ist bei der Implementierungsplanung von SAP nun besser aufgestellt.

Die aktuelle Zeit zwischen der Ausschreibung und der Implementierungsphase wird jetzt genutzt, um angrenzende Themen weiter voran zu bringen. Dazu gehört das Personalentwicklungskonzept und unseres Erachtens, auch wenn dies nicht explizit genannt wurde, die Dienstvereinbarung zur Etablierung eines einheitlichen ERP-Systems an der HU.

Die Aussage von Herrn Kronthaler: „Wir schaffen das!“ sieht der GPR objektiv. Wir werden das Anliegen unterstützen – jedoch nicht um den Preis von massivem Druck auf die Beschäftigten.

Frau von Blumenthal (Dekanin der Kultur-, Sozial- und Bildungswissenschaftlichen Fakultät) betonte ihre Sicht auf die Anforderungen an das neue System anhand von Beispielprozessen aus ihrem Fakultätsalltag, die zurzeit schlecht, langsam und teilweise „äußerst kreativ“ ablaufen, wie Dienstreiseabrechnungen, Raumvergabe, Kontrolle der Drittmittel in Teilprojekten, Veranstaltungsmanagement und Einstellungen von Beschäftigten.
Sie wünscht, dass durch die Einführung von SAP die Abläufe koordinierter, ohne Informationsverluste und Medienbruchstellen von statten gehen. Die Prozessabläufe innerhalb eines Systems wie SAP müssen für die jeweiligen Zielgruppen der Universität transparent werden und für Forschende und Studierende nachvollziehbar sein. Die Verwaltung sollte durch die Anwendung von SAP nicht unflexibler werden, so sollten auch „Sonderfälle“ im neuen System abgebildet werden können. Es besteht der Wunsch, weiterhin gemeinsam Lösungen zu finden.

Wenn Sie zu diesen und weiteren Themen Informationen erhalten möchten, melden Sie sich bitte bei uns:

gesamtpersonalrat@hu-berlin.de

28. Februar 2018 | Veröffentlicht von Uta Hoffmann | Kein Kommentar »
Veröffentlicht unter Allgemein

Ein weiterer Begriff aus der „Black Box SAP“: Customizing


Foto: Colourbox.de

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

um die Begrifflichkeiten im Umgang mit dem System SAP vorab aller Schulungen schon mal gehört zu haben, führen wir hier im Blog des Gesamtpersonalrats unsere “Monatsserie” aus der „Black Box SAP“ fort.

Wer mehr wissen will, kann das „humboldt gemeinsam“-Glossar anklicken, das kontinuierlich von uns erweitert wird.

Heute:

Customizing

Anpassung eines Serienprodukts an die Bedürfnisse eines Kunden (HU-Berlin). Im Bereich von SAP versteht man unter Customizing alle Anpassungen, die ohne Programmierung möglich sind. Alle darüber hinausgehenden Erweiterungen werden als Modifikationen betrachtet, für die der Hersteller keine Verantwortung übernimmt.

Ihr/ Euer Gesamtpersonalrat

27. Februar 2018 | Veröffentlicht von Uta Hoffmann | Kein Kommentar »
Veröffentlicht unter Allgemein

Informationen aus der Arbeit der IT-AG SAP des GPR

Die IT-AG SAP des GPR trifft sich regelmäßig mit Herrn Naumann, dem Projektleiter von „humboldt gemeinsam“. Vom letzten Treffen am 7.2.2018 ist Folgendes zu berichten: Als „Key User“ in den Referaten werden die jeweiligen Leiter plus einem/einer zusätzlichen Beschäftigten eingesetzt. So werden einige Key User aus der vorhandenen Organisationsstruktur ausgewählt und andere werden externe Berater*innen sein. Die Key User werden unter Beteiligung der Personalräte benannt. Wenn, wie vorgesehen, mindestens 40% der Arbeitszeit Projektarbeit wird, sind Belastung sowie Entlastung, Schulung und evtl. bessere Entlohnung und Prämien wichtige Themen.
Auch die Festlegung der Rahmenbedingungen für die Personalentwicklung sowie der Auswahlprozess sind Mitbestimmungstatbestände.
Das Kernteam um die SAP-Einführung soll aus ca. 60 Personen bestehen, mit einem Mindestanteil von 40% ihrer Arbeitszeit für SAP. Diese Personen müssen langfristig in der HU gehalten werden. Hierbei geht Herr Naumann davon aus, dass etwa 12 bis 15 Stellen an der HU für den Betrieb von SAP zu verstetigen sind.
Der GPR fordert eine Einbeziehung in die Projektteams. Nur durch unsere aktive Beteiligung können wir die Mitwirkung im Prozess der Einführung von SAP sinnvoll begleiten.

Der GPR stellt seinen externen Sachverständigen vor: Prof. Friedrich Holl

Als Datenschutzgutachter ist Friedrich Holl seit 2003 in Deutschland und seit 2008 europaweit aktiv. Als Wissenschaftler hat er zahlreiche Projekte zum Datenschutz und zur Unternehmenssicherheit angestoßen und verwirklicht. An der TU Berlin begleitet er auch den Prozess der SAP–Einführung. Der GPR freut sich, diesen Experten an seiner Seite zu wissen. Die Sachverständigenberatung des GPR ist notwendig, da wir nur so unsere gesetzlichen Aufgaben bei der Einführung von SAP durchführen können. Friedrich Holl unterstützt uns u.a. bei der Erarbeitung der „Dienstvereinbarung zur Etablierung eines einheitlichen ERP-Systems „humboldt gemeinsam“.

Die IT-AG SAP des GPR stellt sich mit ihren Schwerpunktressorts vor (Foto v.l.n.r.)

GPR IT AG SAP 2018
Michail Bachmann (ZE CMS, Abt. I): IT-Technik, Personal, IDM (Identitäts-Management)
Friedrich Holl (Externer Sachverständiger): U.a. Schulungskonzept, DV …
Karsten Asshauer (ZE CMS, Abt. IV): AG-Leitung, Erweiterte Steuerungsgruppe, Change Management
Marc Beyer (TA): IT-Technik, Berichtswesen
Uta Hoffmann: AG-Organisation, Erweiterte Steuerungsgruppe, Schulungskonzept

Kontakt:
gesamtpersonalrat@hu-berlin.de
Tel. 2093 46650
https://hu.berlin/gpr

21. Februar 2018 | Veröffentlicht von Uta Hoffmann | Kein Kommentar »
Veröffentlicht unter Allgemein
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Ein Begriff aus der „Black Box SAP“: ERP/ERM


Quelle: COLOURBOX.de 532203

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

der Gesamtpersonalrat hat in den nächsten Jahren eine weitere Aufgabe, wie Sie bereits aus dem Newsletter wissen. Wir begleiten die Etablierung eines einheitlichen ERP-Systems in die Verwaltung der Humboldt-Universität. Das bedeutet eine riesen Anstrengung für alle Beschäftigten und die Umsetzung wird Auswirkungen auf die Arbeit aller haben.

Wir werden in Zusammenarbeit mit dem Projektteam um Herrn Naumann alle Phasen der Einführung begleiten.

Um die Begrifflichkeiten im Umgang mit dem neuen System vorab aller Schulungen schon mal gehört zu haben, werden wir hier im Blog des Gesamtpersonalrats jeden Monat einen Begriff aus der „Black Box SAP“ kurz vorstellen.

Wer mehr wissen will, kann das „humboldt gemeinsam“-Glossar anklicken, das kontinuierlich erweitert wird.

Heute: ERP/ERM

Ein ERP-System  sind eine Vielzahl miteinander kommunizierender Anwendungssoftware- bzw. IT-Systeme, die zur Unterstützung der Ressourcenplanung der gesamten Universität eingesetzt werden können. Komplexe ERP-Systeme werden häufig in Teil-Systeme (Anwendungs-Module) aufgeteilt, die je nach Bedarf miteinander kombiniert werden können. Dadurch lassen sich die Verwaltungsprozesse optimieren. Enterprise Ressource Management (ERM) bezeichnet eine Software zur Abbildung der Bereiche Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, Einkauf und Produktion in Unternehmen und/oder Organisationen.

In der Humboldt-Universität werden durch ERM/ERP-Systeme u.a. folgende Bereiche erfasst werden:
Rechnungswesen, Berichtswesen, Beschaffung, Objektmanagement, Management von Forschungsprojekten, Personalmanagement.

Weitere Infos: https://de.wikipedia.org/wiki/Enterprise-Resource-Planning

Ihr Gesamtpersonalrat


                    
31. Januar 2018 | Veröffentlicht von Uta Hoffmann | Kein Kommentar »
Veröffentlicht unter Webseite GPR
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Information des GPR und des Projekts „humboldt gemeinsam“

Hauptgebäude der Humboldt-Universität im Schnee

Hauptgebäude der HU, Foto: Heike Zappe

Wir sind im Gespräch: „humboldt gemeinsam“

Nachdem Ende November 2017 das Forum des Projekts „humboldt gemeinsam“ (HUg) im Grimm Zentrum sowie eine Informationsveranstaltung im Rahmen der Personalversammlung stattgefunden haben, berichten wir über die regelmäßigen Treffen der Personalräte der HU Berlin (Studentischer Personalrat, Personalrat Hochschulbereich und Gesamtpersonalrat) mit den behördlichen Datenschutzbeauftragten sowie mit der Projektleitung von HUg.

Das Ziel der Projektstudie, die an der HU von Mai bis Oktober 2017 lief, ist nach Auskunft von Herrn Naumann, dem Programmleiter von HUg, erreicht.

Auf der folgenden Webseite finden Sie Informationen und Ergebnisse der Projektstudie sowie weitere Informationen zu HUg: https://www.projekte.hu-berlin.de/de/huge

Die Universitätsleitung der Humboldt Universität zu Berlin hat sich entschieden, die Arbeitsabläufe und Prozesse in allen Abteilungen der HU zu synchronisieren und transparenter zu gestalten. SAP soll dafür das softwareseitige Grundgerüst liefern. Mittels der Projektstudie wurde festgestellt, welche Prozesse sowie deren Elemente in das neue Softwaresystem wie eingeordnet werden müssen und umgesetzt werden können.

Das Projektmanagement von HUg wird durch das Team von Herrn Naumann vorangetrieben. Das Änderungsmanagement, d.h. die Begleitung des Wandels an der HU sowie dessen Vermittlung, ist hierbei ein wesentlicher Bestandteil des Projektes.

Andere Universitäten, wie die TUB, befinden sich auf einem ähnlichen Weg. Wir wissen um die Schwierigkeiten, die es gibt und um die Hindernisse, die es auszuräumen gilt.

Die Personalräte und die Behördlichen Datenschutzbeauftragten haben in ihrem Treffen mit „humboldt gemeinsam“ am 22.11.2017 folgende Themen identifiziert, die gemeinsam bearbeitet werden:

1. Das Team sieht die Notwendigkeit für eine/n Sicherheitsbeauftragte/n, der/die dieses Projekt – sowie alle weiteren IT-Projekte – unabhängig begleitet.

2. Der Datenschutz muss in allen Phasen entsprechend der neuen EU-DSVGO (EU-Datenschutzgrundverordnung) gewährleistet sein.

3. Die Belange der Schwerbehindertenvertretung (SBV) müssen berücksichtigt werden. Dafür müssen Barrierefreiheit und Ergonomie der Software zugesichert werden.

4. Die Einbeziehung der Gremien der HU Berlin muss zur Entscheidungsfindung eingeplant werden (Meilensteine der Mitbestimmung).

5. Die Infrastruktur für das Projekt muss vorbereitet werden. Die Einrichtung einer Abteilung 9 zur Strategieentwicklung ist als ein erster Schritt geplant. Weiterhin müssen Ressourcen aus den Abteilungen mit viel Know-how freigestellt und Ersatzeinstellungen ohne Reibungsverlust vorgenommen werden.

6. Der Plan zur Implementierung wird bis Ende März 2018 aufgestellt.

7. Das Schulungskonzept wird parallel erarbeitet. Den Beschäftigten muss ermöglicht werden, an den Änderungsprozessen entsprechend ihrer Fähigkeiten und Fertigkeiten teilzuhaben.

8. Lösungen anderer Universitäten müssen begutachtet und bei Eignung adaptiert werden.

9. Die Vergabeunterlagen (Leistungsbeschreibung) für HUg werden bis 20.12.2017 erstellt.

10. Es muss zeitnah eine prozessorientierte Dienstvereinbarung (DV) zwischen der Universitätsleitung und dem Gesamtpersonalrat abgeschlossen werden – und ggf., wenn bis Januar 2018 die Rahmendienstvereinbarung für IT-Prozesse nicht verabschiedet sein sollte, eine gesonderte IT-DV für die Einführung von SAP verabschiedet werden.

11. Für die Beschäftigten in der HU Berlin muss es eine 100% Beschäftigungssicherheit geben und die Arbeitsbelastung sollte für alle entsprechend ihrer Kapazitäten vertretbar sein.

Es gibt auf dem Weg sicherlich noch weitere Baustellen und Entscheidungen, die getroffen werden müssen.

Wir bemühen uns, dass wir diese gemeinsam treffen können, gehen aber konstruktiven Auseinandersetzungen nicht aus dem Weg!

Sie können sich jederzeit gerne an uns wenden:
Jörg Naumann (Projekt „humboldt gemeinsam“) joerg.naumann@hu-berlin.de
Karsten Asshauer (GPR) karsten.asshauer@cms.hu-berlin.de
Rene Pawlak (PR Hochschulbereich) rene.pawlak@rewi.hu-berlin.de
Miriam Siglreitmaier (Studentischer Personalrat) siglremx@hu-berlin.de
Alexander Rück (Behördlicher Datenschutzbeauftragter) alexander.rueck@uv.hu-berlin.de
Uta Hoffmann (GPR) u.hoffmann.gpr@hu-berlin.de

Wir wünschen allen Beschäftigten der Humboldt-Universität zu Berlin ein gutes erfülltes Jahr 2018!


                    
3. Januar 2018 | Veröffentlicht von Uta Hoffmann | Kein Kommentar »
Veröffentlicht unter Allgemein