Blog der Abteilung IX – Planung und Steuerung

Schließanweisungen: Neue Büros Ziegelstraße 13A, 5. OG

Solange wir keine Einweisung durch die TA erhalten, gelten folgende Schließregelungen für die Büros der Referate IXA und IXC in der 5. Etage, Ziegelstraße 13A.

1. Gangtür und Brandschutztür

Beide Türen müssen immer verschlossen sein, wenn der letzte die Büroräume verlässt. Dies gilt auch, wenn tagsüber kurzzeitig – z.B. für Mittagessen – niemand im Büro ist. Aus den ersten Tagen hat sich bewährt, dass der/die Erste morgens beide Türen aufschließt und der letzte Abends beide Türen zuschließt.

2. Bürotür

Die Bürotür kann grundsätzlich offen bleiben, solange keine Wertgegenstände im Büro sind bzw. diese verschlossen in Rollcontainern bzw. Aktenschränken liegen. Solange noch nicht alles eingeräumt und z.B. Akten in Umzugskartons sind, die Bürotür bitte verschließen. Die offenen Türen verringern weitere Sachbeschädigungen bei Einbruch und ermöglichen dem Wachschutz schnellen Zugang zu Fenstern bzw. Räumen. Zudem können wir so momentan immer an die beiden verfügbaren Drucker/Scanner/Faxgeräte.

3. Fenster

Die Fenster sind grundsätzlich bei Verlassen des Büros zu schließen, jeder ist für die Fenster seines Büros aber selbst verantwortlich. Bitte haben Sie alle ein Auge auf die Fenster in Flur, Teeküche und Toilette.

22. Juni 2018 | Veröffentlicht von Dr. Grit Mühler | Kein Kommentar »
Veröffentlicht unter How To's
Verschlagwortet mit , , , , ,

Angestellt bei der HI

Arbeitszeiterfassung für die HI

die jahresaktuelle Exel-Mappe unter:

https://www.hu-berlin.de/de/studium/beruf/wissenschaftliche-weiterbildung/formulare/gleitzeit

herunterladen und auf dem persönlichen Laufwerk speichern.

Eine Möglichkeit den Zeiterfassungsbogen anzupassen ist folgende:

  • Unter „Daten“ den Blattschutz aufheben
  • In der Mappe müssen jeweils die wöchentliche Arbeitszeit (E47) in dem Format hh:mm:ss geändert werden, sowie die Anzahl der Tage in der Regelarbeitszeit (E48) hinter dem auf den regulären 5 Tagen bestehen lassen eintragen.

Der SHK- Bogen heißt „Arbeitszeiterfassung_SHK_2018“ und liegt unter 022_Kommunikation intern im Ordner „Humboldt Innovation“. Hier sind 80 Monatsarbeitsstunden sowie die daraus resultierende tägliche Sollarbeitszeit von vier Stunden bereits voreingetragen. Der Name muss oben rechts jeden Monat ergänzt werden.

Archivierung
  1. Bogen ausdrucken und von Frau Mühler (Vorgesetztem) unterschreiben lassen
  2. den unterschriebenen Bogen einscannen und an die eigene Adresse senden
  3. Original bleibt im Sekretariat bei Frau Strauß
  4. eine Kopie für die eigenen Unterlagen ablegen
Umgang mit der HI bei Krankheit
  1. Krankmeldung per Telefon/ per Email an Frau Mühler und Frau Strauß
  2. Die Krankschreibung vom Arzt direkt an Frau Kapps schicken
  3. in der Arbeitszeiterfassung eintragen
Grundsätzliches zur Arbeitszeit

Grundsätzlich rechnet die HI die zuarbeitenden Stunden auf jeden Wochentag um (für Krankheit und Urlaub). Egal ob dies ein regulärer Arbeitstag ist oder nicht.

Bei einem monatlichen vereinbarten Stundenzahl (z.B. 80h/Monat) werden diese mit dem Faktor 4,35 auf Wochen umgerechnet (siehe auch hier die Informationen auf der Website des Studentischen Personalrats). Dieser Wochenfaktor gibt die durchschnittliche Anzahl der Wochen pro Monat an.

Pro Woche ergeben sich damit 18,4 Stunden, d.h. 18 Stunden und 24 Minuten. Verteilt auf fünf Arbeitstage pro Woche ergibt sich damit eine tägliche Arbeitszeit von 3,68 Stunden, d.h. 3h und 40 Minuten.

Berechnung von Krankheit und Urlaub

Krankheit (K) und Urlaub (U) werden mit den entsprechenden Buchstaben in die letzte Spalte des Stundenzettels eingetragen. Bei Krankheit wird die reguläre Tages-Arbeitszeit angerechnet und mit der Bemerkung „K“ versehen. Bei Urlaub wird der Urlaubstag vom Urlaubsanspruch abgezogen und mit „U“ im Zeitnachweis versehen.

Es besteht ein Urlaubsanspruch von 26 Tagen pro Jahr bzw. 2,17 Tagen pro Monat. Da die tägliche Sollarbeitszeit bei einem Vertrag mit 80h/Monat bereits auf 3,68 Stunden angepasst wurde, besteht der Urlaubsanspruch in Tagen in der gleichen Höhe. Dabei ist zu beachten, dass der Urlaub an allen Wochentagen (Mo-Fr) eingetragen werden muss, nicht nur an den vereinbarten Arbeitstagen.

Bei einem Arbeitsvertrag von sechs Monaten Länge besteht damit ein Urlaubsanspruch von insgesamt der Hälfte des jährlichen Urlaubsanspruchs, also 13 Tage.

Alternative Berechnung

Beispiel für die Berechnung des Urlaubsanspruchs in Stunden pro Monat:

80 (Arbeitszeit) x 12 (Anzahl voller Beschäftigungsmonate)
————————————————————– x 26 Urlaubstage
52 Wochen im Jahr x 5 Arbeitstage pro Woche

= 96,0 Std/Jahr

= 96 : 12 x Monate

8Std/Monat

Bei einer Sollarbeitszeit von 3,68 Stunden pro Tag ergibt sich dann wiederum der Urlaubsanspruch von 2,17 Tagen pro Monat.

 

 

 

18. Januar 2018 | Veröffentlicht von ehemaliges Mitglied | Kein Kommentar »

Projektrückblick 2017

Das dritte und letzte Projektjahr ist geschafft. Und auch in diesem Jahr ist es uns gelungen, den wesentlichen Meilenstein zu erreichen: Die Abgabe der Projektdokumentation und -konzeption an die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft sowie den Landesrechnungshof im September 2017. Obwohl das Prüfergebnis noch aussteht, bin ich zuversichtlich, dass wir damit das Gesamtprojektziel innerhalb der Zeit erreicht haben. Von kleineren Nacharbeiten in den kommenden drei Monaten abgesehen 😉

Dazu haben wir zu Beginn des Jahres die Projektorganisation umstrukturiert und sind von den drei Teilprojekten hin zu mehr Verantwortung für die einzelnen Arbeitspakete gekommen, die sich in vier Themenschwerpunkten gruppieren. Zudem ist der Bereich Veranstaltungen über das Jahr hinweg immer selbstständiger geworden und im September zu einem eigenen Projekt herangewachsen.

Das Jahr war auch gekennzeichnet durch die „Doppelbelastung“ aus zwei Projekten. Seit Juni 2017 waren fast alle von uns permanent auch in die Teams des Projekts „humboldt gemeinsam“ eingebunden, haben dort Verantwortung übernommen und Zeit investiert. Mehr dazu, wie viel Arbeit von jedem von uns dazu nötig war, um all das zu stemmen, in den folgenden Zeilen.

Projektschwerpunkt 1: Anlagenbuchführung

Der Schwerpunkt Anlagenbuchführung stand in diesem letzten Projektjahr vor drei großen Herausforderungen: Die Raumdatenbank in IVS muss aktualisiert, die Verkürzung der Nutzungsdauern vorbereitet und die Durchführung einer Inventur konzipiert werden. Darüber hinaus wurden die ab Januar 2018 neuen Wertgrenzen für GWGs in alle Dokumente eingearbeitet. Die Verstetigungsphase des Projekt im ersten Quartal 2018 werden wir nun dazu nutzen, die neu konzipierten Nutzungsdauern mit der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft abzustimmen und die Aktualisierung der in IVS hinterlegten Raumdatenbank abzuschließen (und für die Zukunft weitere Aktualisierungen zu ermöglichen).

Projektschwerpunkt 2: Kostenrechnung

Mit Abschluss des Haushaltsjahres 2016 Ende März begannen die wesentlichen Vorarbeiten für die erstmalige Kostenverrechnung über das Umlageverfahren: Die Daten aus Haushaltsrechnung und Kostenrechnung wurden abgeglichen und entdeckte Abweichungen analysiert und korrigiert, die erstellten Umlageschlüssel und Umlagestufen wurden in enger Abstimmung mit der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft kontinuierlich angepasst und verbessert. Dazu haben wir einige Umlage-Schleifen durchlaufen, storniert, Fehler behoben und erneut durchlaufen.

Im August stand dann das finale Ergebnis: die ersten systemgestützt errechneten Gemeinkostensätze für acht Fakultäten, die Administration sowie die wirtschaftlichen Tätigkeiten der Lehre. Das Umlageverfahren wurde detailliert beschrieben in der Dokumentation der Kosten- und Leistungsrechnung sowie der Trennungsrechnung an der HU beschrieben und an die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft sowie den Landesrechnungshof im September 2017 fristgerecht abgegeben. Ergänzend dazu wurde die intern erstellte technische Dokumentation vollständig überarbeitet und bildet die Grundlage für die weiteren Umlageverfahren mit HIS-COB in den kommenden Jahren bis zur Implementierung von SAP-CO.

Projektschwerpunkt 3: Kalkulation und Projektabwicklung

Den Schwerpunkt in diesem Bereich bildeten 2017 alle Arbeiten rund um die Erstellung des Standardkalkulationsschemas, der daraus abgeleiteten tätigkeitsbezogenen Kalkulationsschemata sowie die erste Kalkulation häufig eingesetzter Ressourcen bzw. häufig verrechneter Tätigkeiten für die HU. Seit Juni liegt ein vollständiges Kalkulationsschema für die Kalkulation von Veranstaltungen (inkl. Staffelung von Teilnehmerentgelten sowie steuerlicher Aspekte vor). Seit September liegen die Marktpreise sowie Vollkosten für Räume vor, die häufig für Veranstaltungen genutzt und extern vermietet werden. Darüber hinaus gibt es erste Berechnungen für die Kosten der zusätzlich eingesetzten Technik sowie für die Stundensätze der Veranstaltungstechniker. Zum Jahresende kamen erste Berechnungen zu den kapazitätsbereinigten Personalkosten für alle Entgeltgruppen hinzu.

Darüber hinaus haben wir begonnen, kamerale Haushaltsrechnung und Kostenrechnung stärker zu verzahnen und daraufhin abzuklopfen, wie interne Verrechnungen adäquat und korrekt in beiden Systemen abzubilden. Wir haben Lösungen für die Buchung von Overhead sowie für die Inanspruchnahme grundfinanzierter Ressourcen bei wirtschaftlichen Tätigkeiten erarbeitet. Zudem haben wir die Abrechnung der HI gegenüber der HU neu konzipiert, auch auf ihre steuerlichen Anforderungen geprüft, und wollen diese ab 2018 ausdetailieren, ausprobieren und zum ersten Mal umsetzen.

Im Bereich der fachlichen Konzeption konnten wir die Erstellung des Fragenkatalogs für die Prüfung von Aktivitäten fertigstellen und eine Software-as-a-Service Lösung (SaaS) für die technische Umsetzung beschaffen. Die Implementierung ist noch nicht abgeschlossen, so dass die finalen Tests und das Roll-Out für das erste Quartal 2018 noch auf den Plan stehen. Dann werden auch die noch ausstehenden Schulungen stattfinden, die wir 2017 nicht mehr durchführen konnten.

Projektschwerpunkt 4: IT und Stammdaten

Nach der erfolgreichen Einführung von HIS-COB im Vorjahr, begann das Jahr 2017 mit der finalen Migration aller Anforderungen aus dem ehemaligen HIS-COB Modul der technischen Abteilung. Damit waren technisch alle Voraussetzungen für die Durchführung der Umlagen geschaffen. Weitere Vorarbeiten waren die Etablierung der regelmäßigen Datenlieferungen aus den Vorsystemen gemäß der im Datensicherheitskonzept beschriebenen Verfahren. Zum Jahresende schließlich folgt das Update von HIS-COB auf die Version 2017.12.0 auf der neuen Windows Terminalserver RD-Farm.

Das Ende 2016 mit dem Go-Live von HIS-COB begonnene Stammdatenclearing konnten wir 2017 etablieren, ausbauen und in den Regelbetrieb übernehmen. Alle beteiligten Kolleginnen und Kollegen wurden zu den Abläufen informiert und ein gemeinsamer Runder Tisch diente zur Anpassung von Prozessen, die zuvor noch als langwierig oder behindert für das alltägliche Geschäft wahrgenommen wurden.

Zu Mitte November 2017 Martin Weichhold das Stammdatenclearing von Manuela Telschow übernommen und verantwortet seitdem die operative Durchführung wie auch dessen Weiterentwicklung. Mit der Überarbeitung und Anpassung der Titel-Kostenarten-Zuordnung sowie der Vereinheitlichung der Zuordnung zur Hochschulstatistik in den verschiedenen HIS-Modulen stehen darüber hinaus noch notwendige, stammdatenbereinigende Maßnahmen an, die über das Stammdatenclearing prozessual abgebildet und im COB-Echtsystem widergespiegelt werden müssen.

Projekt: Zentraler Veranstaltungsservice

Im September 2017 ist mit dem Übergang von der Projektkonzeption in die zweijährige Pilotphase ein neuen Schwerpunkt hinzugekommen: der Aufbau eines Zentralen Veranstaltungsservices an der HU. Seit Oktober 2017 wird diese Projekt verantwortlich von Marcel Faska geleitet, der dazu momentan die Projektkonzeption erstellt und die Laufzeit- und Meilensteinplanung erstellt. Dieses erfolgt eng abgestimmt mit dem Veranstaltungsteam der HI sowie mit Frau Hürter, als AP-Verantwortlicher für die Veranstaltungskalkulation und -abrechnung.

Übergreifendes

Die bei der BDO Wirtschaftsprüfungsgesellschaft AG beauftragte prüferische Durchsicht der Dokumentation und Konzeption einer Trennungsrechnung an der HU dauert aktuell noch an. Erste positive Signale gibt es bereits. Die aus dem letzten Jahr noch offenen Auflagen seitens des Datenschutzes konnten fast alle erfüllt werden. Lediglich die finale Abnahme der Satzung für die Verarbeitung der Studierendendaten sowie der dazu notwendige Gremienweg stehen hierzu noch aus.

Vielen Dank an das ganze Team!

All das haben wir nur erreicht, weil es ein gut funktionierendes Projektteam gibt. Das in diesem Jahr einen Verlust aber auch drei Neuzugänge zu verzeichnen hat: An dieser Stelle nochmal herzlich Willkommen an Frau Bartsch, Herrn Faska und Frau Karadag und vielen Dank für die engagierte und motivierte Mitarbeit in Ihren ersten Monaten bei uns. Gemeinsam mit den Kolleginnen und Kollegen Frau Friedrich, Frau Scholz, Herr Weichhold, Frau Pelc, Frau Hürter und Frau Winnefeld bilden Sie mein bestes Projektteam. Ihnen allen, einen ganz herzliches Dankeschön für Ihre Unterstützung, Verantwortungsübernahme, Lob, Kritik und gute Laune. Es war ein wirklich erfolgreiches, letztes Projektjahr.

Schöne Feiertage und alles Gute für 2018!

22. Dezember 2017 | Veröffentlicht von Dr. Grit Mühler | Kein Kommentar »
Veröffentlicht unter Projektalltag
Verschlagwortet mit , , ,

Schlüsselkarte

Im Oktober werden an unseren Türen die Schließzylinder ausgetauscht. Hierfür wurden Ihnen Schlüsselkarten von der Schlosserei bereitgestellt. Meine Empfehlung wäre, dass Sie sich die auf der Schlüsselkarte enthaltene Nummer notieren, um im Fall des Verlusts ggf. auch selbst eine kurzfristige Sperrung der Karte bei Herrn Albert Baron (albert.baron@uv.hu-berlin.de) veranlassen zu können.

13. Oktober 2017 | Veröffentlicht von Dr. Grit Mühler | Kein Kommentar »
Veröffentlicht unter How To's

Doppik, das unbekannte Wesen

Herr Gassen hat im Rahmen der SAP-Grobstudie am Dienstag, 22.08.2017 (nicht wie auf den Folien angeben im Oktober) eine Weiterbildung zum Thema Externes Rechnungswesen mit doppelter Buchführung angeboten. Hier liegen die Unterlagen: Foliensatz

23. August 2017 | Veröffentlicht von Dr. Grit Mühler | Kein Kommentar »
Veröffentlicht unter How To's, Projektalltag

Projektteam-Workshop am 18.01.2017

Am 18.01.2017 haben wir uns wieder einen Tag Zeit für einen Teamtag genommen. Dabei ging es um die Vorstellung des Feedbacks aus Team, Steuerungsgruppe und von den Stakeholdern, die Zielplanung 2017 sowie die Erarbeitung von Ideen und Vorschlägen zur weiteren Zusammenarbeit im Team. Wie haben konkrete Vorschläge erarbeitet, wie eine stärkere Verlagerung der Verantwortung auf die Ebene der Arbeitspakete ausgestaltet werden könnte und wie es uns gelingt, besser in die HU hinein zu kommunizieren.

Die Ergebnisfolien zum Workshop finden sich hier: Team-Workshop 18.01.2017

27. Januar 2017 | Veröffentlicht von Dr. Grit Mühler | Kein Kommentar »
Veröffentlicht unter Projektalltag

Projektrückblick 2016

WOW, wir haben es wirklich geschafft. Das Projektjahr 2016 liegt hinter uns und mit ihm das Erreichen eines der wichtigsten Meilensteine: Das COB-Echtsystem steht. Die Vorsysteme übergeben ihre Daten, die ersten Umlageschritte sind gelaufen und erste Berichte klappen.

Mehr dazu, wie viel Vorarbeit in allen Teilprojekten dazu nötig war und was wir rundherum noch an Aufgaben in diesem Jahr gestemmt haben, in den folgenden Zeilen.

Teilprojekt 1: Anlagenbuchführung

Im ersten Halbjahr haben wir die Gebäude in die Anlagenbuchführung übernommen. Damit sind wir nun auch in der Lage, Gebäudeabschreibungen in die Kostenrechnung zu übergeben. Noch ist dieses Arbeitspaket nicht vollständig bearbeitet, da für einzelne Gebäude noch Bewertungen fehlen und auch die gebäudewerterhöhenden Baumaßnahmen noch ihren Weg in die Anlagenbuchführung finden müssen. Die Technische Abteilung ist in intensiver Abstimmung mit uns zur Schaffung der notwendigen Ressourcen für die Zuarbeit.

Für die beweglichen Wirtschaftsgüter haben wir im September und Oktober 2016 zwei „Mini-Inventuren“ durchgeführt, die sicherstellen sollen, dass der 2015 neu installierte Prozess der Inventarisierung bis zum Ende (d.h. Verkleben der Inventaraufkleber) durchläuft. Die daraus resultierenden Learnings fließen in die Inventurkonzeption ein, die ebenso für 2017 geplant ist. Größter offener Punkt hier ist die Überarbeitung der Flächen- und Raumdatenbank in der Technischen Abteilung, da die im Inventarisierungssystem (HIS-IVS) hinterlegten Standortdaten veraltet und qualitativ nicht ausreichend sind, um eine Inventur durchzuführen.

Teilprojekt 2: Kostenrechnung

Im Bereich der fachlichen Konzeption konzentrieren wir uns darauf, die Grundlagen für die Identifikation der wirtschaftlichen Tätigkeiten der HU sowie die notwendigen Instrumente und Verfahren zur Kalkulation und Prüfung der Aktivitäten zu entwickeln. Neben den Veranstaltungen lagt hier ein besonderer Fokus auf den Berechnung von Raumkosten sowie von Leistungen der Universitätsbibliothek. Zur Implementation in HIS-COB wurden darüber hinaus die verwendeten Kostenarten-, Kostenstellen und Kostenträgerbäume sowie die Umlagenrechnung, inklusive Umlagestufen und Umlageschlüssel, erstellt.

Insbesondere am Jahresende lag der Schwerpunkt zudem auf den Abstimmungen zur Konzipierung und den Start des notwendigen Clearings der Finanzstammdaten, das ab Januar 2017 über eine zentrale Clearingstelle im Projektteam erfolgen soll. Mit der Überführung der Programmpauschale (PP) in den Haushalt (Kapitel 1012 und 1013), der Umstellung der Sonderprogramme sowie der Änderungen der Hochschulstatistik stehen weitere, stammdatenverändernde Maßnahmen an, die im COB-Echtsystem widergespiegelt und über das Stammdatenclearing prozessual abgebildet werden müssen.

Teilprojekt 3: Prozesse & IT

Systemtechnisch erfolgt die Umsetzung der Trennungsrechnung mit dem HIS-Modul COB, das seit 07.11.2016 im Echtsystem in der Version 18.1 und basierend auf den Daten des Haushaltsjahres 2016, aufgebaut wird. Nach einer sechsmonatigen Testphase von April bis September, sowie der grundlegenden Überarbeitung des HIS-COB zugrunde liegenden Datenschutzkonzepts, lagen Ende Oktober die positiven Voten aller beteiligten Gremien vor (z.T. mit Auflagen). Der Abzug der Stammdaten erfolgte am 09.11.2016, die Bewegungsdaten von MBS, IVS, FM@WORK, SVA und SOS wurden im November und Anfang Dezember in das System importiert.

Im Bereich Prozesse arbeiten wir zudem intensiv an der Etablierung von inhaltlichen Standards und routinierten Abläufen zur Prüfung von Veranstaltungen. kommt die fachliche Unterstützung bei der Konzeption eines zentralen universitären Veranstaltungsservices (humboldt events) und die Übernahme der Auftraggeberrolle im Projekt zur „Konzeption eines zentralen Veranstaltungsservices für die HU“, mit der die Humboldt Innovation im September 2016 durch VPH beauftragt wurde.

Übergreifendes

Zur Unterstützung bei der Einführung von HIS-COB haben wir im Februar 2016 die HIS eG mit der beratenden Begleitung der Umsetzung beauftragt. Darüber hinaus haben wir im Frühsommer ein freihändiges Vergabeverfahren konzipiert und durchgeführt, so dass wir seit Mitte September mit der BDO AG auch die begleitende Wirtschaftsprüfungsgesellschaft als externen Partner im Projekt haben.

Zudem hat die Steuerungsgruppe mit Frau Gertich im Jahr 2016 sehr kompetente Unterstützung erhalten. Mit den im zweimonatigen Rhythmus stattfindenden Treffen hat die gesamte SG-HUT unsere Arbeit – wie auch bereits im letzten Jahr – immer bereitwillig und konstruktiv unterstützt. Unser Dank gilt insbesondere dem Projektauftraggeber, Herrn Manzke, der jederzeit – auch kurzfristig – für Entscheidungen, Klärungen und Unterstützungen zur Verfügung steht.

Vielen Dank an das ganze Team!

All das haben wir nur erreicht, weil es ein gut funktionierendes Projektteam gibt. Alle Ende 2015 ausgeschriebenen Stellen konnten wir mit hoch motivierten, engagierten und kompetenten Kolleginnen und Kollegen besetzen. Gemeinsam mit den nicht minder motivierten, engagierten und kompetenten Projekt-Pionierinnen Frau Friedrich, Frau Scholz, Frau Winnefeld und Frau Kroegel, bilden Sie das beste Projektteam der Welt. Ich schreibe diese Zeilen und knabbere nebenbei die hervorragenden Lebkuchen. Der Wein folgt später :-).

Allen, einen ganz herzliches Dankeschön für Ihre Unterstützung, Verantwortungsübernahme, Lob, Kritik und gute Laune. Es war ein super Projektjahr.

Schöne Feiertage und alles Gute für 2017!

23. Dezember 2016 | Veröffentlicht von Dr. Grit Mühler | Kein Kommentar »
Veröffentlicht unter Projektalltag

Brauchen wir BW/4 Hana? – Bericht vom SAP BI Fokustag in Berlin

Hier ein kurzer Bericht und weiterführende Information aus dem SAP BI Fokustag, an dem ich gestern in der SAP Niederlassung in Berlin teilgenommen habe.

Die grundsätzliche Frage, die wir in dieser Phase der Projektvorbereitung versuchen zu beantworten, ist die grundlegende Architektur des Systems. Mit SAP S/4 Hana haben wir Lizenzen des aktuellen SAP-ERP-Systems erworben, das es uns ermöglichen wird, die Prozesse im Bereich Finanzen und Controlling sowie im Gebäudemanagement umzusetzen. Darüber hinaus geht es um die Frage, ob wir ein separates Data Warehouse (auch Business Warehouse, BW) benötigen. Eine darauf aufsetzende BI-Applikation (=Business Intelligence) wäre in der Lage, folgende Anforderungen zu erfüllen:

  • Kombination bisher autarker Daten
  • zentrale Bereitstellung von Informationen
  • standardisiertes Reporting
  • gesicherte Kennzahlen
  • schnelle und gezielte Bereitstellung von Informationen (ad hoc Bedürfnisse)

 

Ich habe es so verstanden, dass in Unternemen in denen sowohl eine ERP-Lösung (z.B. S/4 Hana), als auch eine BI-Lösung (z.B. BW/4 Hana) bereits im Einsatz sind, diese für folgende Daten verwendet werden:

Hana

  • für die Daten aus S/4
  • für weitere Daten, die man nicht im BW haben will (z.B. Mapping Tabellen)
  • für weitere angebundene Systeme (z.B. Salesforce), deren Daten man nicht ins BW bekommt (weil sie nicht das „staging“ als einen der Prozesse des BW durchlaufen können/sollen/dürfen

 

BW – für alle Bewegungsdaten

BW Workspace – für alle Daten, die einzelne Fachbereiche individuell zuspielen wollen

Das wird in dieser Grafik auch nochmals dargestellt:

Abbildung entnommen aus der Präsentation "Einsatzszenarien von SAP BW on HANA und SAP HANA native" der Windhoff Software Services GmbH.
Abbildung entnommen aus der Präsentation „Einsatzszenarien von SAP BW on HANA und SAP HANA native“ der Windhoff Software Services GmbH, Vortrag #3, Folie 10.

 

Wenn man grundlegend neu aufbaut, könnte man nach meinem Verständnis, Hana als „single point of use“ nutzen. Daher wäre als nächstes zu klären, ob das stimmt und – wenn nicht – welche Kriterien die richtigen sind, um eine Entscheidung für oder gegen BW/4 Hana zu treffen.

Alle Unterlagen zum Workshop finden sich hier: https://www.sap-bi-fokustage.de/download-berlin

Im kommenden Jahr veranstaltet Windhoff in Zusammenarbeit mit SAP wieder eine ganztägige BI-Anwenderkonferenz BI vision am 25.04.2017 bei der SAP in St. Leon-Rot.

Disclaimer: Alles das, war ich hier als kurze Notizen festhalte, gibt mein Verständnis der Sachverhalte und Anwendungsmöglichkeiten wieder. Aufgrund meiner begrenzten Kenntnisse der SAP-Infrastruktur kann das falsch sein.

 

30. November 2016 | Veröffentlicht von Dr. Grit Mühler | Kein Kommentar »
Veröffentlicht unter Projektalltag

Infos zum Wirtschaftsprüfer: Sicherer Datenraum und Kontaktinformationen

Seit 15.09.2016 hat die BDO AG die Rolle der begleitenden Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in unserem Projekt übernommen. Bis Ende März 2018 stehen uns Herr Kussauer und Herr Heilmann als Ansprechpartner für alle Fragen rund um Trennungsrechnung und Beihilferecht zur Verfügung. Der Vergabeauftrag wurde hier veröffentlicht.

Rückfragen an BDO bitte mit Frau Telschow oder mir abstimmen und den Kontakt über Herrn Kussauer suchen. Kontaktdaten hängen unten an diesem Artikel an.

Dokumentenauschausch über Secure Data

Für den Dokumentenaustausch verwenden wir einen gemeinsamen Datenraum als sichere Arbeitsumgebung: https://securedata.bdo.de/index.php. Wie besprochen, bitte keine Dokumente mit BDO über E-Mail-Anhänge austauschen, sondern immer den Datei-Upload über die Webseite nutzen.

Zur Anmeldung ist HU E-Mail-Adresse und das Initialkennwort notwendig, das Sie alle bekommen haben. Bitte dieses möglichst nach der ersten Anmeldung durch ein individuelles Passwort ersetzen. Dies kann im persönlichen Bereich vorgenommen werden.

Eine Anleitung zu wesentlichen Funktionen ist im Datenraum unter dem Pfad „Projektordner\A-Allgemeine_Informationen“ abgelegt.

Kontaktinformationen

Henry Kussauer

Senior Berater  |  Beratung Öffentlicher Sektor
Telefon: +49 201 87215 401
Telefax: +49 201 87215 800
Mobil:   +49 170 4285557

Henry.Kussauer@bdo.de

BDO AG
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Max-Keith-Straße 66
45136 Essen
DEUTSCHLAND

www.bdo.de

4. November 2016 | Veröffentlicht von Dr. Grit Mühler | Kein Kommentar »
Veröffentlicht unter Projektalltag

Seminararbeiten im WS 2016/2017 – Themen

Auch im Wintersemester 2016/2017 stelle ich wieder gemeinsam mit dem Lehrstuhl Gassen ein Thema im Bachelor-Seminar.

Folgendes Thema habe ich nach Abstimmung mit dem Lehrstuhl formuliert:

Strategische Planung und kennzahlenbasierte Entscheidungen in Universitäten

Aufgrund des zunehmenden  Wettbewerbs um Studierende und Forschungsgelder, finden sich Universitäten zunehmen in komplexen Entscheidungssituationen, die denen gewinnorientierter Unternehmen ähneln. Betriebswirtschaftliche Steuerungsinstrumente wie strategische Planung und kennzahlenbasiertes Controlling sollen in diesem Umfeld zu besserer Ressourcensteuerung beitragen und die notwendigen Informationen für die Budgetierungsmodelle der öffentlichen Mittelgeber liefern. Der Literaturüberblick soll zeigen, wie strategische Planung an Universitäten eingesetzt werden kann und welche Kennzahlen und Kennzahlensysteme hierbei im Vordergrund stehen.

Aleong, Chandra (2007): An empirical and qualitative study of the strategic planning process of a higher education institution. Journal of College Teaching & Learning, 4 (4), S. 33-44.

Mit Teilnahme am Seminar Rechnungswesen und Wirtschaftsprüfung sollen die Studierenden das wissenschaftliche Arbeiten erlernen. Es dient als Voraussetzung zum Schreiben der Bachelor-Arbeit am Lehrstuhl. Drei Studierenden ist das Thema zugeteilt worden. Diese haben heute mit dem Seminar begonnen und werden bis 21.11.2016 die erste Hausarbeit (Literaturüberblick zum oben gestellten Thema) erstellen und am 30.01.2017 die zweite Hausarbeit (Exposé für die Bachelorarbeit) abgeben.

Hier geht’s zu den vergangenen Themen:

Seminararbeiten im Sommersemester 2016

Seminararbeiten im Wintersemester 2015/2016

24. Oktober 2016 | Veröffentlicht von Dr. Grit Mühler | Kein Kommentar »
Veröffentlicht unter Projektalltag