Auch für Online-Speicher-Lösungen gelten die bekannten Grundsätze, wie Leistungsfähigkeit, Flexibilität, Sicherheit und leichte Bedienbarkeit. Zu hinterfragen sind zudem die im Folgenden aufgeführten Anforderungen, die sich in allgemeine, nutzungsspezifische und optionale Anforderungen unterteilen.
Also for online storage solutions certain common principles apply, such as performance, flexibility, safety and ease of use. There are following requirements:
Allgemeine Anforderungen:
- Zugriffsbeschränkungen – kontrollierte Freigabe
- Gute Zugänglichkeit – leichte Bedienbarkeit
- Zugriff über Webschnittstelle
- Datensicherheit – Security und Backups
- Hohe Verfügbarkeit
- Skalierbarkeit
- Zugriff für externe Nutzer
- Einbindung in bestehendes Nutzermanagement
Anforderungen synchronisierter Speicher:
Anforderungen Netzlaufwerk:
Weitere Anforderung:
Im Folgenden werden die einzelnen Anforderungen genauer erläutert:
Zugriffsbeschränkungen – kontrollierte Freigabe
Access privileges / restrictions – Controlled sharing of files
Im Sinne der Datensicherheit muss der Zugriff auf die zu verwaltenden Daten auf den jeweils berechtigten Nutzer bzw. Nutzergruppe beschränkt sein. Um Kollaboration zu unterstützen, müssen Nutzer anderen Nutzern Zugriff gewähren können. Die Verwaltung der Zugriffsrechte und Freigabe wird durch den Eigentümer des jeweiligen Verzeichnisses bzw. der spezifischen Datei vorgenommen. Deshalb ist besonderes Augenmerk auf die Gebrauchstauglichkeit der entsprechenden Schnittstelle zu legen.
Gute Zugänglichkeit – leichte Bedienbarkeit
Usability – Ease of use on common platforms, desktop and mobile clients
Der Online-Speicher sollte möglichst einfach zugänglich und leicht zu bedienen sein. Dementsprechend sollten clientseitig alle gängigen Plattformen wie Desktop (Windows, Mac OS, Ubuntu, Suse) als auch sämtliche mobilen Clients mit den üblichen Betriebssystemen (Android, iOS, Blackberry, Windows Phone) unterstützt werden. Zusätzlich sollte eine Weboberfläche angeboten werden. Eine Zugriffsmöglichkeit ohne weitere Software installieren zu müssen, wäre wünschenswert.
Zugriff über Webschnittstelle
Access via web interface – Web-GUI and WebDAV
Um eine gute Zugänglichkeit zu erreichen, ist eine Webschnittstelle (WebGUI, WebDAV) zwingend notwendig. Webschnittstellen können auf nahezu allen Plattformen genutzt werden und bieten die Möglichkeit, gebrauchstaugliche Nutzerschnittstellen für Verwaltungsaufgaben bereitzustellen. Die angebotene Webschnittstelle sollte unterschiedliche Bildschirmgrößen und Auflösungen unterstützen und somit für verschiedene Endgeräte (s.o.) geeignet sein.
Datensicherheit – Security und Backups
Data security and backup solution – Transfer and data encryption, disaster recovery
Die zu verwaltenden Daten sind entsprechend zu schützen. Ein Kernaspekt dafür ist die Verwendung geeigneter Verschlüsselungsmaßnahmen, wobei zum einen die Verbindung vom Client zum Dienst und zum Anderen die potentielle clientseitige Verschlüsselung der Daten im Online-Speicher zu betrachten sind. Als weiterer Aspekt der Datensicherheit sind die Möglichkeiten für eine geeignete Backupstrategie zu betrachten. Es muss möglich sein, konsistente Abbilder der Daten zu erstellen.
Hohe Verfügbarkeit
High availability – Permanent access
Der Online-Speicher muss eine hohe Verfügbarkeit haben. Die Nutzer sind auf den permanenten Zugriff auf die Daten angewiesen. Dies muss bei der Planung berücksichtigt und von der verwendeten Software unterstützt werden.
Skalierbarkeit
Scalability – Ability to grow, to be suitable for an increasing group of users
Der Online-Speicher muss skalierbar sein, um für einen großen Benutzerkreis verwendbar zu sein und mitwachsen zu können. Die verwendete Software muss entsprechende skalierbare Setups unterstützen.
Zugriff für externe Nutzer
Access for external users – With email with shared links and shibboleth authentication
Zur Unterstützung der Kollaboration von Forschern bzw. Forschergruppen über die Grenzen der Humboldt-Universität hinaus, muss es eine Möglichkeit geben, Nutzern ohne HU-Account Zugriff gewähren zu können (z.B. via E-Mail mit Download-Link). Diesen externen Nutzern sollen dabei keine eigenen Ressourcen bereitgestellt werden, sondern sie sollen lediglich auf Dateien und Verzeichnisse anderer Nutzer zugreifen können, sofern dies gewünscht wird.
Einbindung in bestehendes Nutzermanagement
Integration with existing user management – HU-Account and LDAP
Es muss der zentrale HU-Account für die Nutzung der Dienste verwendet werden können. Dementsprechend sollte eine LDAP-Anbindung oder zumindest Radius-Unterstützung vorhanden sein.
Dateisynchronisation
Es soll möglich sein, die zu verwaltenden Dateien mit mehreren Endgeräten zu synchronisieren und somit auf einem einheitlichen Stand zu halten. Dabei muss sichergestellt werden, dass keine Änderungen verloren gehen. Der Nutzer sollte die Möglichkeit haben, im Konfliktfall verschiedene Dateiversionen manuell zusammenführen zu können.
File Synchronization
Data consistency on several devices; ensuring that no file modifications are lost and the possibility to merge different versions of files manually in cases of conflicts.
Kollaboratives Arbeiten
Kollaboratives Arbeiten bedeutet, dass mehrere Personen auf dieselben Dateien zugreifen und gemeinsam an diesen arbeiten. Dies kann gleichzeitig (synchron) oder zeitversetzt (asynchron) erfolgen. Dabei müssen gleichzeitig schreibende Dateizugriffe entweder mittels Locking, ermöglicht durch die permanente Verbindung, unterbunden werden oder es muss, wie bei der Dateisynchronisation, geeignete Mechanismen zur Konfliktbehandlung geben.
Collaborative work / team work
Access for several users to the same files at the same time and appropriate mechanisms for conflict management.
Versionierung – Versionskontrollfunktion
Versionierung gestattet den Zugriff auf ältere Versionen einer Datei. Die Möglichkeit, problemlos einen älteren Stand einer Datei wiederherzustellen, lässt die Notwendigkeit, manuell zahlreiche Kopien derselben Datei anzulegen, entfallen. Außerdem kann der Nutzer durch eine Versionshistorie Änderungen nachverfolgen. Für die Speicherung der Dateiversionen wird zusätzlicher Speicher benötigt. Dieser Vorgang sollte sich auf die Quotas der Nutzer auswirken. Die Versionskontrollfunktion des Online-Speichers sollte deshalb vom Nutzer regulierbar und insbesondere für sehr große Dateien abschaltbar sein. Eine automatische Bereinigung bzw. Löschung alter Versionen ist intransparent für den Nutzer und sollte daher vermieden werden. Stattdessen sollten Nutzer bei Speicherplatzproblemen alte Versionen manuell löschen.
Versioning / version control function – Version history
Access and easily restore of older file versions; the possibility to adjust and to disable the version control function for selected files, especially for big files and to manually delete old file versions instead of an automatic, non-transparent cleanup or deletion.