Für einen Online-Speicher an der HU gibt es verschiedene Anwendungsszenarien für unterschiedliche Nutzergruppen, wie beispielsweise Wissenschaftler und kooperierende Forschergruppen, Mitarbeiter in der Verwaltung mit besonderen Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit, sowie Studierende, die einen einfach zu bedienenden und plattformübergreifenden Datenspeicher benötigen.

Der Online-Speicher bietet eine Reihe von interessanten Anwendungsmöglichkeiten, die das Arbeiten im IT-Alltag erleichtern und den unterschiedlichen Nutzern deutliche Vorteile verschafft, wie beispielsweise:

• Einfaches Synchronhalten von Dateien, auf die ein Benutzer von verschiedenen Geräten (Desktop, Tablet, Mobiltelefon) aus schnell und ortsunabhängig zugreifen möchte (Mobiles Sync & Share der „Eigenen Dateien“)

• Speicherung und Abruf von Dateien für alle gängigen Betriebssysteme (Windows, Mac OS, Linux, iOS, Android)

• Kollaboratives Arbeiten (Teamwork) mehrerer Benutzer, bzw. projektbasierte Zusammenarbeit eines räumlich verteilten Teams (Projekt- und Gruppenlaufwerk)

• Datenspeicherung sowie Sicherung wichtiger Dateien bei fehlenden Backup-Möglichkeiten (Netzlaufwerk und -speicher)

• Plattformübergreifender Zugriff per Webbrowser

• Alternative für den Versand großer E-Mail-Anhänge sowie zu USB-Sticks, CDs, DVDs, Blu-rays und externen Festplatten

Bei einem Online-Speicher ist keine dauerhafte Netzverbindung erforderlich, um auf die Daten zuzugreifen, da immer lokal an den Daten gearbeitet wird. Lediglich zur Synchronisation ist eine Online-Verbindung notwendig. Der Zugriff auf den Online-Speicher kann direkt über einen Web-Browser, bzw. von einem internetfähigen Gerät, stationär oder mobil, per Sync-Client erfolgen.
Wenn ein Datenbestand von mehreren Benutzern kollaborativ bearbeitet werden soll, kann ein Synchronisierungsdienst dafür sorgen, dass alle beteiligten Benutzer immer über die aktuelle Version der Daten verfügen. In einem Ordner, der für den gemeinsamen Zugriff festgelegt und den beteiligten Benutzern freigegeben wurde, empfangen alle Benutzer die dort abgelegten Daten und veröffentlichen automatisch ihre Änderungen.
Wenn anderen Benutzern eine Anzahl Daten gesendet und dabei aber das Senden großer E-Mail-Anhänge vermieden werden soll, kann dies auch über einen Dateisynchronisierungsdienst erfolgen. Dafür wird ein Ordner mit den Daten erstellt und der andere Benutzer dazu eingeladen. Wenn dies ein einmaliger Vorgang ist, so kann sich der Empfänger entscheiden, die Daten via Web-Interface herunterzuladen, ohne einen Sync-Client installieren zu müssen.
Wenn keine anderen Backup-Möglichkeiten zur Vefügung stehen, kann der Online-Speicher auch zur Datenspeicherung sowie Sicherung wichtiger Dateien eingesetzt werden. Für den Fall, dass ein Benutzer den Dienst mit nur einem Gerät zur Datensicherung verwendet und die Daten beispielsweise durch Hardwareschäden oder Verlust des Gerätes verloren gehen, kann der Benutzer auf einem anderen Gerät den Client des Dienstes installieren und die Daten auf das neue Endgerät synchronisieren. Alternativ ist auch der Zugriff über das Web-Interface möglich, um selektiv Dateien herunterzuladen, falls der Client nicht installiert werden kann.

The file sync and sharing service offers a range of possible applications that facilitate everyday IT work and provide evident advantages for users which are:

• Easy synchronizing of files users wish to access quickly and from anywhere (mobile sync & share of “My Documents” with different devices (desktop, tablet, mobile phone)
• Storing and accessing files with all common operating systems (Windows, Mac OS, Linux, iOS, Android)
• Platform-spanning access via web browser
• Teamwork of several users and project-based cooperation of scattered teams (project and group drives)
• Data storage as well as backup of important files, if no other backup solutions are available (network drive and storage)
• Useful alternative to USB sticks, CD, DVD, Blu-ray and external hard drives as well as for sending large attachments