Glossar
Bibliothek
Ein spezieller Ordner, ein Container für Ordner und Dateien, für dessen Inhalte identische Regeln in Bezug auf Freigabe, Synchronisation und Verschlüsselung gelten. Jede/r Benutzer_in besitzt mindestens eine Bibliothek („Meine Bibliothek“)
Ordner
Ein Ordner in Seafile entspricht prinzipiell einem Ordner auf einem lokalen PC und kann auch mit einem lokalen Ordner synchronisiert werden. Darüber hinaus kann ein Seafile-Ordner auch für andere Benutzer_innen freigegeben werden (auch anonym mittels Link) und als Speicherplatz für Uploads dienen. Ein Seafile-Ordner muss sich immer innerhalb einer Bibliothek befinden.
Datei
Eine Datei muss immer innerhalb einer Bibliothek liegen. Die Freigabe- und Synchronisationseinstellungen der übergeordneten Bibliothek werden übernommen. Dateien können aber auch anonym (mittels Link) freigegeben werden.
Sonderzeichen
Wir empfehlen Ihnen, für die Benennung von Bibliotheken und Ordnern sowie für Dateinamen nur die folgenden Zeichen zu verwenden:
- Buchstaben, A-Z, a-z
- Ziffern, 0-9
- Die Sonderzeichen: – (Bindestrich) _ (Unterstrich)
Alle anderen Sonderzeichen sollten Sie nicht für die Benennung von Bibliotheken und Ordnern sowie für Dateinamen verwenden, da dies zu Problemen bei der Synchronisation mit Windows Betriebssystemen führt, wie beispielsweise $ (Dollar) # (Raute) ; (Semikolon) : (Doppelpunkt) \ (Backslash) ‚ (Anführungszeichen einfach) “ (Anführungszeichen doppelt) usw.
Außerdem sollten Sie keine Leerzeichen in Dateinamen verwenden, wenn Sie Windows und Linux Betriebssysteme gemeinsam nutzen.
Freigaben
Wenn Sie in Seafile für einen Ordner oder eine Bibliothek eine Freigabe einstellen, ermöglichen Sie damit anderen Personen den Zugriff auf die darin enthaltenen Ordner und Dateien. Freigaben können anonym (Link) oder persönlich (Benutzer_innen-Name) vorgenommen werden; außerdem für Mitglieder einer Gruppe.
Anonyme Freigabe (Download & Upload Link für Ordner und Dateien)
Herunterladen (Download)
Sie können die Inhalte eines Ordners per Link freigeben – jeder, der über den Link verfügt, kann dann die Dateien herunterladen. Zusätzlich kann ein Passwortschutz vergeben werden sowie ein Datum, nach dessen Ablauf der Link automatisch ungültig wird.
Hochladen (Upload)
Sie können einen Ordner für andere Benutzer_innen zum Upload freigeben, damit jemand Ihnen Dateien (auch große Dateien) übermitteln kann. Zusätzlich kann ein Passwortschutz vergeben werden sowie ein Datum, nach dessen Ablauf der Link automatisch ungültig wird.
Freigabe für eine Person
Ordner, Dateien und ganze Bibliotheken können per Benutzer_innen-Name/Passwort für eine Person freigegeben werden. Dafür muss diese Person ein HU-Box Konto besitzen – Voraussetzung für die Registrierung ist ein HU-Account oder ein Account bei einer Einrichtung, die an der DFN-AAI partizipiert (https://www.aai.dfn.de/).
Freigabe für eine Gruppe
Eine Freigabe ist auch möglich für die Mitglieder einer zuvor erstellten Gruppe. Um Mitglied einer Gruppe sein zu können, müssen Benutzer_innen ein Konto in der HU-Box besitzen – Voraussetzung für die Registrierung ist ein HU-Account oder ein Account bei einer Einrichtung, die an der DFN-AAI partizipiert (https://www.aai.dfn.de/).
Anmeldung
Die Anmeldung (Login) an der HU-Box funktioniert mithilfe der zentralen Einmal-Anmeldung (Single Sign-On per Shibboleth).
Dieser Authentisierungsservice stellt sicher, dass Benutzer_innen der HU und von anderen Einrichtungen sich über die Anmeldung an ihrer Heimatinstitution auch zur Nutzung von Seafile bzw. der HU-Box an der HU anmelden können.
Kooperationspartner können die HU-Box als „Gast“ nutzen. Dafür müssen diese beim Login Ihre Heimateinrichtung auswählen und sich mit Ihrem Account an der HU-Box anmelden. Danach können mit Kooperationspartnern Bibliotheken und Ordner geteilt werden und sie können in Gruppen aufgenommen werden, so wie bei HU-Angehörigen. Nur eigene Ressourcen haben die Kooperationspartner in der HU-Box nicht. Alle Bibliotheken müssen von einer/m HU-Angehörigen angelegt worden sein. Die Kooperationspartner können nur Zugriffsrechte erhalten.
Benutzerrollen
Reguläre Standard Benutzer_innen: Mitarbeiter_innen und Studierende der HU-Berlin mit HU-Account und eigenem Speicherplatz in der HU-Box.
Externe Gast Benutzer_innen: Externe bzw. Gäste haben keinen eigenen Speicherplatz in der HU-Box, können aber die gemeinsamen Bibliotheken ihrer Arbeitsgruppe mitbenutzen, die Ihnen von regulären Benutzer_innen zur Verfügung gestellt werden.
Gruppen
Jede/r angemeldete Benutzer_in von „box.hu-berlin.de“ kann Mitglied in einer oder mehreren Gruppen sein. Gruppen können gemeinsame Bibliotheken besitzen, auf die Gruppenmitglieder Lese- und/oder Schreibrechte erhalten. Bibliotheken, die für eine Gruppe freigegeben sind, werden automatisch für alle Gruppenmitglieder synchronisiert. Jede/r Benutzer_in kann eigene Gruppen anlegen.
Synchronisation
Mittels Synchronisation wird ein identischer Datenbestand auf mehreren Geräten oder für mehrere Benutzer_innen (=alle Mitglieder einer Gruppe) erreicht. Synchronisiert werden in Seafile grundsätzlich Bibliotheken mit ihrem kompletten Inhalt. Änderungen an Dateien, die sich in einer lokalen Seafile-Bibliothek befinden, werden bei bestehender Internetverbindung sofort zentral übernommen und bei der nächsten Gelegenheit (Anmeldung eines Clients) für alle weiteren Geräte/Gruppenmitglieder aktualisiert. Um die Synchronisation zu nutzen, ist es notwendig, einen Seafile-Client (s.u.) auf dem jeweiligen Gerät zu installieren.
Automatische Synchronisation
Für eine funktionierende automatische Synchronisation müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:
- Das Verzeichnis bzw. die Bibliothek befindet sich auf einer lokalen Festplatte im jeweiligen Rechner und nicht auf einem Netzlaufwerk (Windows-Netzlaufwerk oder Samba-Freigabe). Wenn das zu synchronisierende Verzeichnis bzw. die Bibliothek sich auf einem Netzlaufwerk befindet, dann funktioniert die automatische Änderungsüberwachung nicht.
- Der Seafile-Client läuft im Hintergrund.
- Der Seafile-Client hat eine stabile Netzverbindung zur HU-Box (inklusive erfolgreicher Anmeldung an der HU-Box).
Eine funktionierende Synchronisation lässt sich auch daran erkennen, dass bei Änderungen zeitnah ein kleines Fenster erscheint und über die erfolgte Synchronisation informiert. Dieses Popup-Fenster wird nach kurzer Zeit wieder ausgeblendet.
Manuelle Synchronisation
Um sicher zu gehen, dass eine Änderung an einer Datei mit der HU-Box synchronisiert wurde, kann im Seafile-Client (s.u.) bei den Bibliotheken über ein Rechtsklick der Punkt „Manuell synchronisieren“ ausgewählt und dadurch zwangsweise die Synchronisation, also der Datenabgleich zwischen dem aktuellen Gerät und der HU-Box angestoßen werden. Üblicherweise funktioniert die Synchronisation aber automatisch (s.o.) und muss nicht extra manuell ausgeführt werden.
Seafile-Client
Programm, das auf einem PC/Mac/Mobilgerät installiert wird und die Synchronisation zwischen Dateien auf dem Seafile-Server und dem jeweils lokalen Rechner/Gerät im Hintergrund übernimmt. Damit wird es erleichtert, gemeinsam im Team oder auf mehreren Geräten zu arbeiten, ohne dass Anwender*innen ständig Dateien verschieben müssen. Die Client-Programme sind für verschiedene Betriebssysteme erhältlich.
Desktop-Client
Der Seafile Desktop-Client ist erhältlich für Windows Vista/7/8, Mac OS X 10.7 oder höher und Linux (.deb für Ubuntu 12.04 oder höher und als Terminalclient für andere Linux-Distributionen): Downloadseite (Seafile’s official download page).
Mobile-Client
Der Mobile-Client ermöglicht den Zugriff auf Seafile-Bibliotheken und deren Inhalte von Mobilgeräten. Erhältlich für Android und iPhone/iPad: Downloadseite (Seafile’s official download page)
Verschlüsselung
Seafile unterstützt die Verschlüsselung kompletter Bibliotheken. Der Schlüssel (das Passwort) wird dabei nicht auf dem Server gespeichert (Ausnahme bei Verwendung von Mobile-Client, Webbrowser und dem Dateibrowser des Desktop-Clients – hier wird das Passwort für eine Stunde auf dem Server gespeichert). Achtung: Wenn Sie den Schlüssel verlieren, können Ihre Daten nicht wiederhergestellt werden!
Weitere Informationen bezüglich der Verschlüsselung finden Sie auf der folgenden Webseite: https://manual.seafile.com/security/security_features/