Will man, z.B. im Rahmen einer Forschungsumfrage, personenbezogene Daten erheben, darf dies nur mit ausreichender Rechtsgrundlage geschehen. Denn Verarbeitung personenbezogener Daten ist nur zulässig, soweit das Datenschutzgesetz, eine andere Rechtsvorschrift sie erlaubt oder der/die Betroffene eingewilligt hat. In der Praxis ist die Einwilligung das häufgste Instrument zur Datenerhebung.
Mit einer kurzen Frage: „Willst Du?“ ist es hier jedoch nicht getan. Vielmehr stellt der Gesetzgeber eine ganze Reihe expliziter Voraussetzungen auf, um eine wirksame Einwilligung anzunehmen (§ 6 Abs. 3-5 BlnDSG). Der Haken: Ist die Einwilligung nicht gesetzeskonform, kann sie unwirksam sein.
Eine Einwilligung sollte daher enthalten:
1. Nennung Verantwortlicher der Daten verarbeitende Stelle
Hintergrund: Der Betroffene soll wissen „mit wem er es zu tun hat“. Zudem kann er so von seinem Widerrufsrecht (s.a. Nr. 7) Gebrauch machen.
2. Nennung Verarbeitungszweck (vgl. § 11 BlnDSG)
Hintergrund: Ebenfalls Ausdruck der Informationellen Selbstbestimmung. Der/die Betroffene soll wissen zu welchen Zwecken er/sie die Daten zur Verfügung stellt. Für die Forschenden ist hier Genauigkeit gefragt: Der benannte Verarbeitungszweck bestimmt die Reichweite. Wird ein Verarbeitungszweck hier nicht genannt dürfen die Daten später auch nicht zu diesem Zweck verwendet werden!
3. Personenkreis, der von den personenbezogenen Daten Kenntnis erhalten soll/kann (auch Kooperationspartner)
Wiederum soll der/die Betroffene so besser einschätzen können, worauf er/sie sich einlässt.
4. Freiwilligkeit der Einwilligung in die Datenverarbeitung
Ohne Freiwilligkeit keine wirksame Einwilligung. Es ist unbedingt der Eindruck zu vermeiden, dass ohne Einwilligungserteilung weitreichende Nachteile drohen. Ein für sich stehendes „Dankeschön“ für eine Teilnahme fällt hierunter jedoch noch nicht.
5. Zeitpunkt der Löschung bzw. Vernichtung der Daten
Wiederum soll der/die Betroffene so besser einschätzen können, worauf er/sie sich einlässt.
6. Schriftform der Einwilligung
Dient Forschendem wie Teilnehmer gleichermaßen als Dokumentation zur Erteilung und Umfang der Einwilligung
7. Widerrufbarkeit der Einwilligung (für die Zukunft)
Zum freien Willen der Erteilung einer Einwilligung gehört auch der Widerruf der solchen. Nicht erfasst werden mittlerweile anonymisierte Daten (es wäre auch rein praktisch keine Zuordnung mehr möglich, vgl. § 4 Abs. 3 Nr. 7 BlnDSG).
Stets problematisch und besonderer Beachtung verdient die Einholung der Einwilligung von nicht für sich einwilligungsfähigen Personen (zB Kinder). Hier sind im Zweifel die Eltern und Kinder gleichermaßen um Einwilligung zu bitten.
Soweit im Rahmen der Erhebung „besondere Arten von personenbezogener Daten“ (§ 6a Abs. 1 BlnDSG ) erhoben werden sollen, ist in der Einwilligungserklärung hierauf gesondert hinzuweisen. Besondere Arten personenbezogener Daten sind Angaben über die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheit oder Sexualleben (so ausdrücklich § 3 Abs. 9 BDSG).