endlich ist die neue Stelle bewilligt, die Stellenausschreibung raus – man ist gespannt wer sich meldet. Und dann kommen Bewerbungsmails rein! Prima! Aber manchmal auch: Sehr fies.
Derzeit machen Mails die Runde, die aussehen, als seien sie eine Antwort auf eine Stellenanzeige. Das liest sich dann z.B. so:
…weiterlesen »Sehr geehrte Damen und Herren,
anbei erhalten Sie meine Bewerbung für Ihre ausgeschriebene Stelle. Warum ich die Stelle optimal ausfüllen kann und Ihrem Unternehmen durch meine Erfahrung im Vertrieb und der Kundenbetreuung zahlreiche Vorteile biete, entnehmen Sie bitte meinen ausführlichen und angehängten Bewerbungsunterlagen.
Ich freue mich auf ein persönliches Vorstellungsgespräch.Mit besten Grüßen
Nach § 19 BlnDSG hat jede Stelle, die „automatisierte Verarbeitungen“ (=IT-Verfahren, in denen personenbezogenen Daten verarbeitet werden) betreibt, bestimmte Angaben zu diesen Verfahren schriftlich festzuhalten, die sog. Dateibeschreibungen*.
Diese gesetzliche Verpflichtung (!!) zur Erstellung trifft die jeweilige Stelle, welche das Verfahren verantwortlich einsetzt oder betreibt. Wer das jeweils ist, hängt vom Verfahren ab. Es kann (muss aber nicht) das Rechenzentrum sein, aber auch die jeweilige Abteilung, Institut, Forschungseinrichtung, Lehrstuhl…
Alle, die ihn noch nicht wahr genommen haben, möchte ich auf den Präsidiums-Beschluss zur Verschlüsselung von Mails (HU-Info 13/13, S. 10) aufmerksam machen.
Hiernach sollen bei der elektronischen Kommunikation an der HU Mails verschlüsselt werden, wenn diese
besonders schützenswerte Daten, d.h. Daten vertraulichen Charakters,
enthalten. Als (sehr plastisches) Beispiel werden Personaldaten genannt. Freilich können auch diverse weitere Datenarten aus allen Bereichen der Universität vertraulichen Charakter besitzen. Insoweit kann nur geraten werden, im Zweifelsfall stets zur Verschlüsselung zu greifen – man vergibt sich nichts, es ist nicht kompliziert und man ist auf der sicheren Seite. Der Beschluss führt weiter aus:
Elektronische Post (Mail) ist grundsätzlich ein unsicheres Übertragungsmedium. Auf dem Weg vom Sender zum Empfänger passiert eine Mail eine Vielzahl von Servern und Netztechnik
als Zwischenstation, die auch nicht nur zur HU gehören müssen. Für technisch versierte Personen ist es nicht schwer, die Inhalte von Mails auszulesen und/oder zu protokollieren.
Abhilfe hierbei schafft die Möglichkeit des Verschlüsselns von Mails, welches es für Dritte praktisch unmöglich macht, Mailinhalte zu interpretieren. Hierbei wird auf der Basis von elektronischen Schlüsseln der Text der Mail inkl. Attachments durch den Sender für Dritte entsprechend unkenntlich gemacht.
Hier kann man nur voll zustimmen. Zu beachten ist hierbei eine Besonderheit: Betreffzeilen werden nicht verschlüsselt! Bei einem E-Mail-Betreff „Verfahren zur Abmahnung gegen XY wegen Diebstahls zu Lasten der Universität“ hilft also auch die sorgfältigste Verschlüsselung nicht!
Weitere Infos zur Verschlüsselung und Links, an wen man sich an der HU wenden kann, finden sich auf der Datenschutz-Homepage.
Inhalt des Datenschutzkonzeptes ist die Dokumentation der Datenschutz-Maßnahmen, welche ergriffen werden, um die gesetzlichen Schutzziele erreichen zu können.
Ganz wesentlicher Grundsatz ist es dabei, dass man den gesamten Ablauf des Projektes im Blick hat. In Der Praxis findet man häufig nur punktuell greifende Maßnahmen, in der Art: Wir denken an Datenschutz, denn wir schließen die Daten im Schrank ein.
Dazu muss man sagen: Gut so! Reicht aber nicht!