OpenProject ist eine webbasierte Projektmanagementlösung auf Open-Source-Basis. Sie richtet sich an Forschende der HU und alle anderen HU-Angehörigen, die größere Projekte in einem Team koordinieren müssen.
OpenProject begleitet Projekte von der initialen Konzeptions- über die Planungsphase bis hin zu Projektdurchführung, -controlling und -abschluss inklusive Dokumentation. Die Software strukturiert Projekte in übersichtliche Arbeitsphasen und -pakete, um das Gesamtprojekt und die einzelnen Schritte jederzeit im Blick zu behalten. OpenProject bietet eine Reihe von Modulen, die flexibel für Projekte ein- und ausgeschaltet werden können, u. a. stehen Boards, Foren, Kalender und Wikis zur Verfügung. Dazu werden agile Projektmethoden wie Unified Process (UP), eXtreme Programming (XP) und Scrum unterstützt. Zur Projektsteuerung können KANBAN-Boards genutzt werden.
Zugang
Die Software wird von der Berliner OpenProject GmbH in der Cloud betrieben. Der Zugang ist daher weltweit möglich. Die Authentifizierung erfolgt mittels HU-Account über die Single-Sign-On-Lösung der HU (SSO). Zusätzlich können sich auch Projektteilnehmer*innen anderer Hochschulen und Forschungseinrichtungen registrieren und durch Projekt-Admins zu bestehenden Projekten hinzugefügt werden.
Um die Sicherheit zu erhöhen, kann der Zugang zu OpenProject [1] zusätzlich zum Account und Passwort durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt werden.
Einschränkungen
Derzeit können leider keine Projekt-Gruppen angelegt werden, um Aufgaben an eine Gruppe von Personen zuzuordnen. Als Workaround wurde ein weiteres Feld zur Aufgabenbeschreibung hinzugefügt, so dass eine Aufgabe an mehrere Personen zugewiesen werden kann.
Neue Arbeitspakettypen und Status-Werte können nicht ergänzt werden und Anpassung von Workflows und des Designs sind ebenso wenig möglich.
Projekte können nur durch die zentrale Administration des CMS gelöscht werden.
Features
Bequeme Filter, Sortierungen und Gantt-Ansichten erleichtern die Projektkoordination. Den Projektleiter*innen stehen Werkzeuge für Koordination und Controlling zur Verfügung, individuelle Projektmitglieder haben ihre spezifischen Aufgaben inklusive Deadlines, Abhängigkeiten usw. jederzeit im Überblick.
Projekte können „top-down“ geplant werden, ohne zu Beginn der Planungen alle Unterprojekte benennen zu müssen. Dazu werden ein Start- und ein Zieltermin für das Gesamtprojekt definiert, die nicht abhängig sind von den jeweiligen Zeitläufen der darunter liegenden Teilprojekte. OpenProject weist stattdessen visuell auf Differenzen in der Zeitplanung hin und gibt die Möglichkeit zur Anpassung. Damit können Projekte in OpenProject flexibel „top-down“, „bottom-up“ oder in Mischformen geplant werden.
Work-Breakdown-Structure-Boards (WBS) strukturieren einzelne Arbeitspakete eines (Teil-) Projekts, indem sie abhängige Arbeitspakete in der Board-Ansicht verknüpfen. Durch Auswahl eines übergeordneten Arbeitspakets aus der Liste erstellt man ein Board mit allen entsprechend untergeordneten Arbeitspaketen.
Außerdem können Projekthierarchien in den Boards angezeigt werden, z. B. um Aufgaben zwischen Teilprojekten zu verteilen. Teilprojekte können als Listen ausgewählt werden.
Eigene agile Boards für Teilprojekte sind flexibel, indem Arbeitspakete per Drag and Drop zwischen Teilprojekten verschoben werden können. Außerdem stehen u. a. verschiedene Templates für Agile Boards zur Verfügung, um Projekte bzw. Sichten darauf anzulegen.
In der Tafel-Ansicht eines Boards ist ein Split-Screen-Modus verfügbar, der die Details einer Karte direkt anzeigt und direkt aus der Tafel-Ansicht heraus editierbar macht.
Über den integrierten Editor von OpenProject ist es möglich, in der Wiki- oder Arbeitspaketbeschreibung per Makro Projekt- oder Arbeitspaketattribute hinzuzufügen.
[1] OpenProject an der HU: https://hu.berlin/openproject