Unsere Universität hält eine große Vielzahl an Services und Diensten bereit, die Forschung, Verwaltung und Lehre ermöglichen und unterstützen. Nicht nur für die Nutzenden wie Forschende, Verwaltungsmitarbeitende und Lehrende, ist es dabei essentiell, die Angebote leicht finden zu können. Auch für den internen Überblick ist eine Inventarliste der Angebote notwendig. Im CMS gibt es verschiedene Dienste – in der Entwicklung und im Bestand.

Diensteliste

Alle IT-Dienstleistungen des CMS sowie alle dazugehörigen relevanten Eigenschaften sind in einer zentralen Datenbank mit dem profanen Namen „Diensteliste“ gespeichert. Über definierte Schnittstellen kann auf die Informationen in dieser Datenbank zugegriffen werden – so bildet sie z. B. die Grundlage für die A–Z-Liste aller Dienste auf der CMS-Webseite. Auch der Dienstefinder, eine Auflistung aller in Frage kommenden CMS-Dienste basierend auf nutzer:innende- finierten Filterkriterien (inklusive Zielgruppenauswahl), beruht auf der Diensteliste. Nicht zuletzt wurde die gedruckte Übersicht der CMS-Dienste, die an anderer Stelle in dieser Broschüre auftaucht, mit Hilfe der Dienstelisten-Datenbank generiert.

Jira

Im IT-Service-Management geht es um die Organisation von Arbeitsabläufen für die Erbringung und stetige Verbesserung von IT-Services. Dabei geht es nicht nur um Prozesse, sondern auch um die Technologien und Informationen, die die Basis dafür bilden. Es dreht sich alles um das Zusammenspiel der Partner:innen und Dienstleister:innen, um die Menschen in ihrer Institution mit ihrer eigenen strategischen Ausrichtung und auch um die Strukturierung der Organisation.
Um diese o.g. Maßnahmen in ihrem Zusammenspiel besser zu unterstützen, hat 2021 die Einführung eines Tools für integriertes Service-Management begonnen: Jira Service Management und Confluence.
Jira Service Management verbindet ein Nutzendenportal mit einem Ticketsystem,
einer frei konfigurierbaren Asset-Datenbank und einer Workflow-Modellierung. Das mit Jira Service Management integrierte Confluence ist ein Tool zum Erstellen, Speichern und Auffinden von Informationen und kann zum Knowledge-Management für Teams und Projekte genutzt werden.
Im Portal finden Nutzende Informationen zu den angebotenen IT-Services, können Anfragen stellen und den Bearbeitungsstand einsehen. Außerdem haben sie die Möglichkeit, Feedback abzugeben, Störungen zu melden und sich über bekannte Störungen zu informieren. Die Meldungen der Nutzenden werden von CMS-Teams im dahinterliegenden Ticketsystem bearbeitet. Dabei können Anfragen unkompliziert mit beteiligten Teams geteilt werden.

Shared Services Catalogue

Der Shared Services Catalogue ist ein Pilotprojekt für die Berlin University Alliance.
In einem Demonstrator werden vorerst sämtliche IT-Services der Humboldt-Universität und der Freien Universität katalogisiert abgebildet.Das Besondere ist, dass IT-Services teilweise auch institutionsübergreifend nutzbar sind. Durch Filter-Funktionen können sich Nutzende alle IT-Services anzeigen lassen, die mit der eigenen Hochschulzugehörigkeit nutzbar sind – also die der eigenen Einrichtung und Shared IT-Services der anderen Einrichtungen. In der geplanten Weiterentwicklung sollen auch die IT-Services der Charité und der Technischen Universität Berlin erfasst werden.
Die Berliner Universitäten und die Charité bündeln in diesem Projekt ihre Kräfte, um ihren Mitarbeitenden ideale Bedingungen für Forschung und Lehre zu bieten.
Berlinweite Desiderate in der Infrastruktur sind anhand eines Kataloges schneller aufzuspüren und gemeinsame Investitionen können besser gesteuert werden.
IT-Serviceangebote sollen dabei nicht nur besser sichtbar werden, sondern auch deren Stärken und Einschränkungen vergleichbar gemacht werden.

„Wer sucht, der findet oft mehr, als er zu suchen ging.“

Auch für die IT-Services der Humboldt-Universität trifft Molières Aussage zu. Keines der Angebote stellt
eine bloße Linkliste dar. Mit Jira werden die Service-Angebote gemanagt und inventarisiert, der Service-Katalog der Berlin University Alliance erweitert die Angebote über die HU hinaus und soll perspektivisch auch Buchungs- und Editierungsfunktionen bereithalten.