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SAP PI/PO dient als zentrale Middleware der SAP-Installation der Humboldt Universität

Die technischen Strukturen der SAP-Einführung an der HU

Im Jahr 2016 startete das Projekt „humboldt gemeinsam“ (HUg). Ziele des Projekts sind Prozessveränderungen in der Verwaltung im Sinne eines modernen Enterprise Resource Planning (ERP) an der Humboldt Universität sowie die Einführung der dazu nötigen SAP-Lösung. ERP dient dazu, Ressourcen wie Budget, Betriebsmittel und Informations- und Kommunikationstechnik rechtzeitig und bedarfsgerecht zu planen und zu steuern. Dadurch will die Humboldt Universität ihre Verwaltung auf ein belastbares Fundament stellen, um interne Abläufe bereichsübergreifend zu vereinfachen. Dies soll Doppelarbeit vermeiden und Geschäftsprozesse durchgängig sowie abteilungsübergreifend abbilden.

Bei Projektstart standen vor allem Systeme für die Bereiche Haushalt, Personal und Objektmanagement im Fokus des SAP-Projektes. Im Laufe der Projektstudie erweiterte sich dieser Fokus auf elf Systeme, so dass man mittlerweile von einer veritablen SAP-Landschaft sprechen kann.

Vorteil dieser Systemlandschaft aus einer Hand ist, dass die verschiedenen Systeme untereinander sehr gut integriert sind: Daten müssen damit zukünftig nur einmal erfasst werden („Single Point of Truth“) und Doppeleingaben werden vermieden. Dies erleichtert Datenpflege und -konsistenz erheblich.

Integriertes System für dezentrale Strukturen

In der geplanten Systemlandschaft wird es Systeme geben, die einen konkreten fachlichen Aspekt abdecken, wie z. B. Haushalt, Personal. Gleichzeitig werden aber auch fachübergreifende Systeme eingeführt, die beispielsweise den IT-Verantwortlichen das Management des komplexen Systems erleichtern (SAP Solution Manager) oder als Datenaustauschplattform für alle Systeme dienen (SAP PI/PO). Eine Sonderlösung ist das Identitätsmanagement SAP IdM, welches neben das HU-IAM geschaltet wird und den Vorteil der bereits fertigen Schnittstellen zu den zahlreichen SAP-Systemen bietet. Das bedeutet, dass SAP-Anwender sich mit einem Benutzeraccount an alle freigeschalteten SAP-Lösungen anmelden können.

Insgesamt elf verschiedene SAP-Module für verschiedene Einsatzgebiete kommen bei der ERP-Lösung der HU zum Einsatz.
Abbildung 1 – SAP-Bausteine

Während der Projektstudie erarbeitete der CMS eine ausführliche Einschätzung der notwendigen personellen Ressourcen zum Management dieser Systemlandschaft in der produktiven Betriebsphase. Schließlich konzipierte das CMS basierend auf den identifizierten Aufgaben und strategischen Aspekten für jedes dieser Systeme eine Serviceaufteilung. Bei elf Systemen und ca. 80 identifizierten Aufgaben ergab sich eine Tabelle mit ungefähr 800 Aufgabenzuordnungen. Vereinfacht dargestellt lassen sich die Aufgaben in Gruppen bringen und grob darstellen.

Die Aufgaben beim Management der SAP-Systemlandschaft verteilen sich auf verschiedene Schultern. Vor allem bei den fachübergreifenden Systemen ist der CMS federführend.
Abbildung 2 – Zuständigkeiten

Demnach verantwortet der CMS den größten Teil der fachübergreifenden Infrastruktur-Systeme wie die Middleware oder das Identitätsmanagement, die nicht abteilungsspezifisch sind. Diese Systeme leisten Querschnittsaufgaben für den Betrieb der SAP-Landschaft. Abteilung IX betreut die Mehrheit der lokal betriebenen, abteilungsspezifischen SAP-Module für Bereiche wie Haushalt, Personal oder Beschaffung, inklusive des Anwendungsbetriebs und -supports. Aufgaben rund um die cloudbasierten Aspekte der SAP-Landschaft wurden soweit möglich an den Dienstleister übertragen, um die Ressourcensituation zu entspannen. Klassische IT-Aufgaben wie der Betrieb der IT-Infrastruktur inklusive der Clients und der Netzwerkkomponenten und -dienste liegen beim CMS.

Diese Serviceaufteilung stimmte der CMS mit der Programmleitung von HUg, VPF und VPH ab. Sie ist damit auch Grundlage für eine zukünftige personelle Ausstattung der Organisationseinheiten, die diesen Service in der Betriebsphase erbringen.
Der CMS wird dabei vor allem die fachübergreifenden Infrastruktur-Systeme betreiben, die eine strategische Bedeutung für die übrige Systemlandschaft der HU haben und die technische Basis für die fachlichen Systeme darstellen.

Zentrale IT-Verwaltung statt heterogener Strukturen

Als Beispiel für die neu einzuführenden SAP-Systeme dient hier das System SAP PI/PO, ehemals SAP XI (Exchange Infrastructure). SAP entwickelte die Lösung als zentrale Verbindungsplattform (Middleware) für den Datenaustausch aller Systemkomponenten untereinander.

Eine solche Middleware dient als zentrale Steuerungs- und Vermittlungsinstanz. Vor allem aber ersetzt sie direkte Systemverbindungen zwischen den verschiedenen Einzelkomponenten der Systemlandschaft. Diese sind zwar oft schneller implementiert und punkten ggf. auch bei der Performance. Gleichzeitig führen diese direkten Verbindungen aber zu den bekannten „Spaghetti-Abbildungen“ einer Systemlandschaft, in der zahllose individuelle Schnittstellen zwischen den verschiedenen Einzelkomponenten langfristig den Administrationsaufwand und vor allem die Fehleranfälligkeit erhöhen.

SAP PI/PO dient als Middleware zwischen den verschiedenen Komponenten.
SAP PI/PO ist die Middleware der Systemlandschaft

Wird also zukünftig in einem Middleware-Szenario beispielsweise die Kostenstelle in einem System benötigt, verteilt SAP PI/PO diese zentralen Stammdaten in die anderen Systeme. Dies setzt eine einmalige, möglichst generische Anbindung voraus, die alle üblicherweise notwendigen Zusatzdaten enthält (Gültigkeitsdauer, Verantwortliche Person etc.). Diese Schnittstelle bindet beliebig viele Systeme an, alle notwendigen Transformationen von Daten zwischen den einzelnen Systemkomponenten werden zentral in der SAP PI/PO realisiert. Durch diesen zentralen Ansatz kann beispielsweise die verantwortliche Fachabteilung sehr schnell in Erfahrung bringen, in welchen Systemen diese Stammdaten verwendet werden. Dadurch wird die am Anfang dieses Artikels erwähnte, aufwändige Koordination von Änderungsabhängigkeiten in der Systemübergreifenden Datenbasis erleichtert.

Kernziel für den CMS ist es dabei, die IT-Infrastruktur und -Dienste auf ein modernes, skalierbares und vor allem flexibles System umzustellen, das auch für zukünftige Herausforderungen gerüstet ist.

4. Juni 2019 | Veröffentlicht von Sebastian Thuemmel
Veröffentlicht unter Allgemein, Dienstleistung
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