Der CMS hat die eigene Struktur in den letzten Jahren intensiv reflektiert und untersucht, welche Anpassungen notwendig sind, um die Anforderungen der HU und die veränderten Aufgaben im Rahmen der digitalen Transformation besser zu bewältigen. Als Ergebnis haben wir eine neue Struktur umgesetzt, die in diesem Artikel vorgestellt wird.

Gestaltungsziele

Für den ersten Schritt haben wir uns darauf konzentriert, die größten Herausforderungen zu identifizieren. Was erwarten die Nutzenden? Wie stellen wir sicher, dass unsere Angebote auch den Bedarfen entsprechen? Welche Typen von Aufgaben fallen uns immer wieder schwer? Welche organisatorischen Instrumente und Strukturen benötigen wir? Wie managen wir die zunehmende Anzahl von Projekten? Die folgenden grundlegenden Gestaltungsziele für Veränderungen wurden dabei identifiziert:

• ähnliche Kompetenzen jeweils an einer Stelle bündeln
• gleiche Technologien in einer Abteilung ansiedeln
• abteilungsübergreifende Zusammenarbeit fördern
• direkte, strukturelle Unterstützung von neuen Vorhaben und Innovation
• klarer 1st Level Support für möglichst alle Anwendungen
• Entlastung im 2nd Level durch hohe Erstlösungsquote im 1st Level Support
• Zusammenführung größerer Teamcluster und bessere Ermöglichung von Vertretung
• Förderung von Projektfähigkeiten und Compliance
  
  

Neue Struktur

Die Abteilungen gliedern sich in der neuen Struktur in „Digitale Infrastruktur und Betrieb“, „Anwendungen“, „Digitale Medien und Clients“ sowie „Organisation und Projekte“ als Querschnittsabteilung.
Auch die Struktureinheiten Verwaltung, Stab, Helpdesk & Beratung sind als Querschnittsfunktionen angelegt, wobei insbesondere „Helpdesk und Beratung“ als nun eigenständiger Bereich gestärkt wird.

Ein solcher Veränderungsprozess bringt Belastungen für alle Beteiligten mit sich. Durch die Pandemie ist oft gerade der informelle Austausch eingeschränkt und so ist es schwieriger, den unterschiedlichen Gesprächsbedarfen ausreichenden Raum zu geben. Wir haben dazu in vielen Open-Door-Terminen, Einzelgesprächen, Abteilungs- und Gruppendiskussionen sowie Gesamttreffen versucht, diesem Bedarf gerecht zu werden. Vieles ergibt sich aber auch erst im Alltag und in der praktischen Umsetzung und Etablierung der neuen Struktur.

Die größten Synergien ergeben sich darüber hinaus durch die Zusammenlegung von denjenigen Teams, die ähnliche Kompetenzen und vergleichbare Technologien einsetzen, zuvor jedoch in unterschiedlichen Abteilungen angesiedelt waren. Bestehende Arbeitszusammenhänge in den Teams selbst bleiben dabei unverändert. Eine vollständige Darstellung der neuen Struktur findet sich auf Seite 72 dieser Broschüre.

Zusätzlich zu den Struktureinheiten werden thematisch gegliederte Arbeitsgruppen als Instrumente einer agilen Organisation geschaffen, wie zunächst „Service-Management“, „Project Management Office“, „Web“, „HDL3“, „Research Data / Info Services“, „HU-Cloud“, „Dienste für die Verwaltung“ oder „IT-Sicherheit“. Diese AGs sind übergreifend tätig und können dabei auch über den CMS hinausgehende Expertise aus der HU einbinden. Eine AG kann mit ihren Sprecher*innen ebenso gegenüber den Leitungs- und Projektstrukturen oder anderen AGs auftreten und längerfristige Strategien entwickeln.

Die weiteren Schritte

Nach vielen Einzel- und Gruppengesprächen und Diskussionen im Plenum stehen wir nun vor der Aufgabe, die neue Organisationsstruktur mit Leben zu füllen und den weiteren Weg bewusst zu gestalten. So werden die Teambeschreibungen neu abgestimmt, Migrationspläne erstellt, um Technologien oder Kompetenzen in die neue Struktur zu überführen oder Verbesserungen in den Abläufen gemeinsam zu erarbeiten. Jede Abteilung entwickelt darüber hinaus eine eigene Strategie für die nächsten zwei Jahre, um den weiteren zeitlichen Verlauf genauer planen zu können. Nach zwei Jahren möchten wir dann – wieder zusammen mit den Nutzenden – zurückblicken und untersuchen, welche Veränderungen sich bewähren und an welchen Stellen wir noch nacharbeiten müssen.