Personen, die keine Mitglieder der Universität sind, haben die Möglichkeit, mit Hilfe einer Befürworterin oder eines Befürworters einen HU-Account zu bekommen bzw. – bei ehemaligen HU-Beschäftigten – diesen nach dem Ausscheiden aus der Universität zu behalten.

Da die befürworteten Accounts jedoch nur maximal ein Jahr gültig sind und danach die fortlaufende Befürwortung über ein (Papier- bzw. PDF-)Formular bestätigt werden muss, ist der manuelle Aufwand für die CMS-Benutzerberatung sehr hoch.

Der Prozess der Bestätigung der Befürwortung soll nun mit Hilfe einer Web-Anwendung vollständig digitalisiert und dahingehend automatisiert werden, dass nur noch die Befürworter und die Antragsteller im Verlängerungsprozess direkt beteiligt sind und die CMS-Benutzerberatung nur noch in seltenen Fällen eingreifen muss.

Dafür wird die antragstellende Person rechtzeitig vor Ende der Befürwortungsfrist des Accounts per Mail benachrichtigt und auf die Anwendung geleitet. Dort wird – sofern noch nicht vorhanden – eine Befürworter*in ausgewählt. Nach Eingabe der gewünschten Befürwortungsdauer (maximal 1 Jahr) und einer kurzen persönlichen Mitteilung wird eine Mail an die Befürworterin bzw. den Befürworter geschickt.
Diese*r meldet sich bei der gleichen Anwendung an und hat nun die Wahl, die eingegangenen Anträge zu befürworten oder abzulehnen. Hier werden auch die aktuell bereits befürworteten Accounts angezeigt, so dass die Befürworterin resp. der Befürworter erstmals eine Übersicht bekommt und Befürwortungen auch spontan zurückziehen kann. Wird ein Antrag befürwortet,
kann noch die Dauer angepasst werden, bevor wiederum per Mail die Information über die erfolgreiche Befürwortung an die antragstellende Person geht.
Bei Ablehnung des Antrags erhält diese ebenfalls eine Mail, hat jedoch die Möglichkeit, eine neue Person für die Befürwortung zu finden.