Anfang April führte der CMS die Videokonferenzlösung Zoom an der HU ein. Schon früh in der Corona-Krise zeichnete sich ab, dass die vorhandenen Videokonferenz- und Webinar-Angebote an ihre Grenzen geraten und nicht beliebig skalieren würden. Der CMS evaluierte Zoom und weitere Alternativen bereits seit einiger Zeit und beschaffte frühzeitig eine Campuslizenz für Videokonferenz und Online-Lehre.
Datenschutz und Sicherheit beim Einsatz von HU-Zoom
Es galt, die Aspekte zu IT-Sicherheit und Datenschutz bei einer reinen Cloud-Lösung zu prüfen und angemessene Antworten bzw. technische und organisatorische Maßnahmen umzusetzen, um die Handlungsfähigkeit der Universität zu gewährleisten. Dabei stand schon Anfang April auch das anstehende Sommersemester 2020 im Fokus, dessen Umsetzung zu diesem Zeitpunkt noch nicht klar war. Der Einsatz von HU-Zoom als Videokonferenzlösung für die 6.000 Beschäftigten der HU stellte quasi den Betatest für den Einsatz in der Lehre dar.
Die Einführung von Zoom wird an der HU von Anfang an kritisch begleitet. Der CMS begrüßt das kritische Engagement und ist bestrebt, die Kritikpunkte gleich aufzugreifen und direkt zu adressieren. In vielen Fällen ist die HU in der günstigen Position, mit der kommerziellen Enterprise-Variante, die unter HU-Zoom (https://hu-berlin.zoom.us) angeboten wird, die Konfiguration weitgehend anpassen zu können. So werden eventuell problematische Funktionen direkt abgeschaltet bzw. so konfiguriert, dass sie den Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen der HU entsprechen. Ausführliche Datenschutzhinweise hat der CMS veröffentlicht unter hu.berlin/hu-zoom-datenschutzhinweis. Die Hinweise des CMS zu Datenschutzu und Sicherheit wurden auch von anderen Hochschulen und Firmen aufgegriffen oder direkt verlinkt.
An einigen Tagen nutzen mittlerweile bis zu 24.000 Teilnehmende HU-Zoom und die Anwendungsfälle sind so vielseitig wie die Uni selbst. Im Folgenden werden einige Szenarien und Erfahrungen im Umgang mit HU-Zoom wiedergegeben.
HU-Zoom in der Lehre
Neben der Campuslizenz für Videokonferenzen mit HU-Zoom hat der CMS für die HU auch je zwei Webinar-Lizenzen für 500 bzw. 1.000 Teilnehmer erworben. Damit können Lehrende an der HU auch große Veranstaltungen im digitalen Sommersemester 2020 umsetzen. Die Durchführung von Lehrveranstaltungen mit HU-Zoom wirft komplexe Fragen auf, die über reine Technik und Organisation hinausgehen. Wie nutze ich HU-Zoom für meine eigene Lehre und meine didaktischen Szenarien? Wie rechtssicher ist die Durchführung? Was ist für die Interaktion zwischen den Teilnehmenden zu beachten? All dies unterscheidet sich teilweise sehr erheblich von den gewohnten Präsenzveranstaltungen.
Die plötzliche Einführung des digitalen Sommersemesters ließ den Lehrenden nur wenig Zeit, sich mit der Technik vertraut zu machen und je nach Vorerfahrung und Affinität zu technischen Themen variierte der Auftakt der Lehrveranstaltungen. Der CMS hat in den ersten Wochen tägliche Videokonferenzen angeboten, um den Einstieg in HU-Zoom zu beschleunigen. Schon sehr früh wurde eine Task Force Digitale Lehre durch die Vizepräsidentin für Lehre, Frau Prof. Dr. Obergfell einberufen, in der all diese neuen Fragen zum Sommersemester bearbeitet werden. Die Task Force, der CMS und die IT-Beauftragten der Fakultäten und Institute unterstützen die Lehrenden soweit möglich, und die Lehrenden finden ihrerseits sehr kreative Lösungen, sich gegenseitig zu unterstützen: „Ich fühlte mich mit der Technik überfordert und scheiterte im ersten Versuch dabei, ein HU-Zoom-Meeting für meine Studierenden einzurichten. Die Doppelrolle mit technischer und organisatorischer Verantwortung alleine im Home-Office ist eine zusätzliche Herausforderung,“ berichtet eine Dozentin, die bisher noch keine Erfahrungen mit dieser Art Veranstaltungen hatte. „Gemeinsam mit zwei Kolleginnen haben wir es nach der gescheiterten ersten Seminarsitzung im Selbstversuch ausprobiert, und eine Kollegin nahm dann auch zur technischen und organisatorischen Unterstützung digital an der Lehrveranstaltung in der zweiten Woche teil. Dabei unterstützte sie beim Ausprobieren der Handhabung von Breakout-Sessions. Denn die Studierenden sollten aus ihren Gruppenerfahrungen in den Breakout-Sessions für alle im Plenum berichten. Wie wir die Nummern der 10 Gruppen herausgefunden haben, war eine gemeinschaftliche Leistung, und es war sehr gut, dass die Kollegin mit dabei war, das gab Sicherheit.“
Grundsätzlich ist das Feedback der Studierenden gut, beide Seiten haben Verständnis für die ungewöhnliche Situation und bringen entsprechend Geduld mit.
„Läuft jetzt alles rund? Nein, noch nicht. Aber wir lernen gemeinsam. Besonders herausfordernd finde ich die Kombination aus neuen technischen Herausforderungen und der anhaltenden Home-Office-Situation. Es fehlt die Möglichkeit, sich auszutauschen, nicht nur professionell, sondern auch bei den persönlichen Erfahrungen – und Nöten,“ ergänzt die Dozentin.
HU-Zoom im Home-Office
Persönliche Interaktion lässt sich digital nicht 1:1 ersetzen. HU-Zoom hat sich im Arbeitsalltag der HU aber schnell etabliert als Medium für Besprechungen zwischen einzelnen Personen, Teams oder ganzen Abteilungen. Innerhalb der ersten drei Wochen organisierten HU-Beschäftigte mehr als 900 HU-Zoom-Meetings mit insgesamt mehr als 18.500 Teilnehmenden. Seit dem Beginn der Vorlesungszeit sind die Zahlen angesichts der digital gehaltenen Lehrveranstaltungen noch einmal deutlich gestiegen – ungefähr um den Faktor 20. Außerhalb terminierter Besprechungen eignet sich die Chatfunktion von HU-Zoom für kurze Zwischenfragen an Gruppen oder einzelne Kolleginnen und Kollegen, die asynchron beantwortet werden können. Auch während einer Videokonferenz ist der Chat ein nützliches Tool, um beispielsweise Links zu teilen.
„Bisher habe ich vor allem Skype- oder Facetime für Gespräche zu zweit genutzt,“ erläutert ein Team-Leiter seine Erfahrungen mit HU-Zoom. „Besprechungen mit größeren Gruppen sind eher Neuland und teilweise gewöhnungsbedürftig.“ HU-Zoom erweist sich als technisch stabil und recht intuitiv in der Nutzung. Die gute Performance sorgt für eine sehr zeitnahe Übertragung von Bild und Ton, was Besprechungen eine hohe Natürlichkeit gibt, auch im Vergleich mit vielen anderen Videokonferenz-Lösungen. So können sich Nutzende stärker auf die organisatorischen und sozialen Aspekte von digitalen Teambesprechungen konzentrieren. „Wir lernen immer noch ständig dazu und es läuft in der Gruppe immer besser,“ erklärt der Besprechungs-Host. „Funktionen wie das Teilen des Bildschirms helfen bei der Teamarbeit, sei es für die Agenda oder um gemeinsam Texte zu besprechen.“
Natürlich können Videokonferenzen durch die fortwährende Konzentration auf den Bildschirm mit zunehmender Dauer auch sehr anstrengend sein. Außerdem führt die Tatsache, dass man sich ständig selbst in einem kleinen Thumbnail auf dem Bildschirm sieht, zu einer ständigen, unfreiwilligen Selbstkontrolle der Mimik und des Settings, was bei Besprechungen in Präsenz nicht der Fall ist.
Auch Bewerbungsgespräche lassen sich in HU-Zoom gut abbilden. „Durch das Videobild bleiben die Kommunikationsebenen eigentlich vollständig erhalten,“ erklärt ein anderer Teamleiter, „und der Umgang mit Videokonferenzen ist mittlerweile so weit gelernt, dass auch die übliche Etikette eingehalten wird, was Auftreten und Verhalten angeht.“
HU-Zoom bei der Gremienarbeit
Die Gremienarbeit der HU wird derzeit zwangsläufig digital über HU-Zoom abgebildet. „Besser als erwartet,“ funktionieren die Sitzungen per Videokonferenz, heißt es aus dem Referat Gremienbetreuung der HU, „auch dank der guten Unterstützung durch den CMS.“ Technisch funktionieren die Besprechungen problemlos, organisatorisch und rechtlich gibt es Besonderheiten zu beachten. Geheime Abstimmungen lassen sich beispielsweise per Videokonferenz nicht sicher abbilden, so dass ein Votum aufwendig per Briefwahl umgesetzt werden muss, auch offene Abstimmungen sind schwer umzusetzen, da bei einer größeren Teilnehmerzahl nicht alle Voten gleichzeitig auf dem Bildschirm zu sehen sind. Hier wurde eine Alternative über den Host-Chat praktiziert.
Telefonisch zugeschaltete Konferenzteilnehmer können unter Umständen nicht eindeutig identifiziert werden und Veranstaltungen, die zwischen nicht-öffentlichen und öffentlichen Part unterscheiden, müssen als zwei separate HU-Zoom-Konferenzen organisiert werden. „Ich bin angenehmen überrascht, wie reibungslos die Technik funktioniert. Ich hatte befürchtet, dass HU-Zoom zu Beginn der Vorlesungszeit unter der Last zusammenbricht, aber unsere Gremientermine liefen komplett störungsfrei weiter.“
HU-Zoom als „Partyraum“
Social Distancing und die Arbeit im Home-Office haben die Sozialkontakte erheblich eingeschränkt. Dadurch fällt umso mehr auf, wie wichtig der Arbeitsplatz auch als sozialer Ort für die persönlichen Kontakte ist. Das zeigt sich auch in den informellen „Partyräumen“ bei HU-Zoom, in denen Kolleginnen und Kollegen oder Bekannte sich am Ende des Tages zu virtuellen Weinrunden oder Brettspielabenden verabreden.
Der CMS selbst hat während der Arbeitszeit einen „Kaffeeklatsch“ organisiert, der die Funktion der Flurgespräche oder Treffen in der Kaffeeküche übernehmen soll: Fester Termin, offenes Format, keine Agenda und die Teilnehmer finden sich immer wieder neu zusammen.
HU-Zoom im CMS
Neben dem Kaffeeklatsch führen die einzelnen Abteilungen des CMS täglich Arbeitsbesprechungen in HU-Zoom durch und die wöchentliche CMS-Runde, als All-Hands-Meeting für alle Beschäftigten im CMS, soll den Informationsaustausch zwischen den Kollegen im Home-Office fördern. Einige nutzen ihre persönlichen Konferenzen auch für Open-Door Ansätze, bei denen die Konferenz z.B. für eine Stunde täglich nebenher läuft und man für kurze Fragen einfach in das Meeting mit hinzukommt. Etablierte Besprechungsformate wie das wöchentliche Statusmeeting der CMS-Leitung oder die zweiwöchentliche Dienstberatung wurden inhaltlich und terminlich 1:1 in HU-Zoom übernommen.
Ein Zwischenfazit
HU-Zoom hat sich bewährt als Plattform für den Austausch zwischen Beschäftigten, Studierenden und Externen. Die Videokonferenzlösung läuft technisch stabil und auch unter Last zuverlässig, so dass Nutzende sich (weitgehend) auf ihre Arbeit konzentrieren können, anstatt sich mit der Technik auseinandersetzen zu müssen. Die einjährige Campuslizenz gibt dem CMS die Möglichkeit, die weitere technische, soziale und datenschutzrechtliche Entwicklung zu beobachten und anschließend zu evaluieren. Es zeichnet sich ab, dass das Sommersemester 2020 die HU – und das universitäre Leben in ganz Deutschland – nachhaltig verändern werden.
Die positiven und negativen Erfahrungen der digitalen Lehre mit den neuen technischen Instrumenten und die Lösungen, die Kolleginnen und Kollegen damit für ihre Aufgaben entwickeln, bilden nicht nur die bisherige Arbeit und Lehre 1:1 im digitalen Raum ab. Sie führen auch zu veränderten Prozessen und Formen der Zusammenarbeit, die sich in der Interaktion bei Gruppenbesprechungen ausdrücken oder in der gegenseitigen Unterstützung bei Lehrveranstaltungen. Wir sind davon überzeugt, dass sich viele dieser neuen Interaktionsformen auch über die Zeit des Sommersemesters hinaus als positive Bereicherung bewähren werden und so zu einer nachhaltigen Veränderung und Erweiterung der für die Lehre eingesetzten Methoden führen werden.