Die HU hat 2021 einen neuen Rahmenvertrag mit Microsoft über den Bezug von Office und Windows abgeschlossen. Genauer: Sie hält ein Lizenzprogramm Enrollment for Education Solutions (EES), das unter einem Campus und School Agreement (CASI) verfügbar ist.

Das Vertragswerk wurde u.a. vom ZKI-Verein mitverhandelt und leitet sich letztendlich aus einem Bundesrahmenvertrag des Bundesministeriums des Inneren (BMI) mit Microsoft ab. Die Einflussmöglichkeiten auf die Vertragsgestaltung seitens der Hochschulen sind gering, auch wenn einige Sonderregelungen erreicht werden konnten.

Bei den in diesem Vertrag beschafften Lizenzen handelt es sich ausschließlich um Mietlizenzen: Bestimmte Microsoftprodukte dürfen während der Vertragslaufzeit auf Geräten der HU oder durch bestimmte Personengruppen der HU genutzt werden. Im Wesentlichen handelt es sich um Lizenzen für Windows-Clients und für Office-Installationen. In der Vergangenheit haben wir versucht, eine Art „Flatrate“ (alle Personen, alle Geräte) abzuschließen. Technisch werden die Microsoft-Lizenzen über die HU-eigenen Lizenzserver verteilt. Bereits in den letzten Jahren mussten jedoch bestimmte Produkte (z.B. Office für Mobilgeräte) durch eine persönliche Registrierung der Nutzenden bei Microsoft (Office365) aus der Cloud bezogen werden. Für Studierende ist dies der einzige Weg, Office-Produkte aus dem EES zu beziehen. Im Fall der HU geschieht dies über den Dienstleister DrViS (Bildung365), wobei die an Microsoft übertragenen Personendaten pseudonymisiert werden.

Der Trend, dass mehr und mehr Installationen von Microsoft-Produkten über eine derartige persönliche Registrierung in der Microsoft-Cloud lizenziert werden müssen, setzt sich fort, und das Ende HU-eigener Lizenzserver für Microsoft-Produkte deutet sich bereits an. Die aus der Cloud installierte Software ähnelt dabei sehr „Apps“, wie sie aus den Stores von Mobilgeräten bezogen werden. Dieses Vorgehen scheint der neue Weg zu sein, wie Microsoft Client-Software anbietet: aus der Microsoft-Cloud gemanagte App-artige Softwareprodukte, mit dichten Updatezyklen und mit wenig Kontrollmöglichkeiten seitens der Nutzenden.

Aus Sicht von Microsoft ist diese Art der Softwarebereitstellung ein Feature. Microsoft bietet IT-Zentren weitere Werkzeuge an, die Nutzenden und die Geräte der Organisation, zusammen mit den Lizenzen, in der Cloud zu managen. Im gleichen Maße verzahnt Microsoft seine Produkte immer stärker: Kollaboration in der Cloud via Office365, Integration von Microsoft Teams in das neue Windows 11 – damit Derartiges reibungslos funktioniert, benötigt Microsoft Daten und muss diese miteinander vernetzen.

Die HU ist diesem Vorgehen Microsofts bisher nicht gefolgt. Weder in der Infrastruktur, noch seitens der Anwendungen werden entsprechende Daten überhaupt miteinander vernetzt oder Microsoft zur weiteren Nutzung überlassen. Es wird im Gegenteil einiges an Aufwand betrieben, Datenübertragungen zu unterbinden und Features zu deaktivieren (Cortana, Teams, OneDrive), deren Übereinstimmung mit dem Datenschutz nicht uneingeschränkt sichergestellt werden kann.

Der CMS spiegelt auch kein Microsoft Active Directory („Nutzerverzeichnis“) zu Microsoft. Warum ist das so? Zum einen sind im rechtlichen Umfeld der HU einige Anwendungen von Microsoft aus Datenschutzgründen nicht zugelassen (z.B. Teams). Zum anderen verfolgen wir Strategien, die Vendor Lock-Ins verhindern sollen, die Verwendung datensparsamer Methodiken befördern und mit denen eine weitreichende Transparenz und Kontrolle für die Nutzenden erzielt wird.

Der neue Vertrag und die darin enthaltenen Bestimmungen sowie die hier aufgezeigten Trends der Produktentwicklung bei Microsoft stehen diesen strategischen Grundsätzen und Überlegungen in vielen Punkten entgegen und erschweren es dem CMS, sie umzusetzen.

Aus dem EES können neben den bereits für fast alle Personengruppen der HU lizenzierten Office-Produkten auch weitere Microsoft-Produkte wie Visio oder MS-Project als Mietlizenzen bezogen werden. Die Kosten dafür müssen allerdings aus eigenen Budgets bestritten werden. Neben dem EES hält die HU auch noch einen sogenannten Select Plus-Vertrag, aus dem Lizenzen für Microsoft-Produkte für die dauerhafte Nutzung bezogen werden können (Kauflizenzen). Jedoch bestehen für diese Lizenzen nur eingeschränkte Upgraderechte, bzw. diese müssen separat gekauft und regelmäßig erneuert werden. Alle Windows-Serverlizenzen der HU werden über diesen Weg beschafft.