Im Sommer 2020 hat eine Arbeitsgruppe mit den Planungen zur Einführung eines neuen Campus-Management-Systems (CaMS) an der Humboldt-Universität begonnen. Erstes Ziel dieser Arbeitsgruppe, die aus Vertreter*innen der Fakultäten, des Computer- und Medienservice (CMS) sowie der zentralen Verwaltung (ZUV) der Universität gebildet wurde, bestand in der Analyse verfügbarer Softwarelösungen und der Auswahl einer geeigneten Lösung.
Ein CaMS dient dazu, die Prozesse des studentischen Lebenszyklus sowie weiterer Aufgaben der zentralen und dezentralen Verwaltungen abzubilden, die jeweils notwendigen Informationen zu verarbeiten und sichtbar zu machen.
Während die Arbeitsumgebung im derzeit an der HU eingesetzten System noch sehr stark von den Nutzer*innen und deren Aufgabenfeldern geprägt wird, setzen neuere Lösungen konsequent auf eine browserbasierte Bedienung. Aktuell finden zur Verwaltung der Studierenden von Immatrikulation über Leistungsverbuchungen bis hin zur Exmatrikulation noch die GX-Module SOS und POS der HIS eG Verwendung, die spezielle Anforderungen an die technische Infrastruktur stellen und die Mitarbeiter*innen in der ZUV bzw. den dezentralen Prüfungsbüros an feste Arbeitsplätze binden. Die Pflege des Vorlesungsverzeichnisses und die Selbstverwaltung der Studierenden werden dagegen bereits durch die webbasierten QIS/LSF-Komponenten (ebenfalls HIS eG) unterstützt, die aus dem Internet im AGNES-Portal erreichbar sind. Durch ein neues Campus-Management-System könnte nicht nur diese heterogene Landschaft mit einer Reihe von Eigenlösungen für spezielle Aufgaben abgeschafft, sondern auch die arbeitsplatzunabhängige und somit auch mobile Nutzung des Systems ohne zusätzlichen Einrichtungsaufwand ermöglicht werden.
Die letzten Jahre haben zudem gezeigt, dass die Anforderungen an die Digitalisierung von Geschäftsprozessen innerhalb der HU sowie zwischen der HU und anderen Hochschulen und Behörden nur mit einer zeitgemäßen Software effizient erfüllt werden können. So sind beispielsweise elektronische Übermittlungen oder die Archivierung von Dokumenten nicht oder nur mit großem Aufwand möglich, da notwendige Sicherheitstechnologien mühsam nachgerüstet werden müssen.
Als Grundlage der Analyse und Vorbereitung einer Einführung wurde die Prozesslandkarte des Vereins der Zentren für Kommunikationsverarbeitung in Forschung und Lehre (ZKI e.V.) verwendet. Die wesentlichen Prozesse der HU wurden systematisch in dieser Prozesslandkarte abgebildet, die auch als
Instrument für den Vergleich einzelner CaMS gedient hat. Nach einer Vorauswahl der verfügbaren Systeme, die neben Sicherheitsaspekten, Funktionsumfang und Schnittstellen vor allem dadurch beeinflusst wurde, wie gut gesetzliche Anforderungen berücksichtigt wurden, lag die Konzentration auf den Systemen Student Lifecycle (SAP), CAMPUSonline, CampusNet und HISinOne.
Nach einer längeren Bewertungsphase, in der begutachtet wurde, wie sich der Einsatz der einzelnen System bei anderen Hochschulen gestaltet, bzw. wie die Entwicklerfirmen diesen präsentieren, wurde festgestellt, dass HISinOne am besten dazu geeignet ist, die aktuell an der HU eingesetzten Systeme zu ersetzen.
Einige Alleinstellungsmerkmale von HISinOne, die es deutlich von den anderen Kandidaten abgrenzen, liegen im Design des Systems begründet. Über eine einheitliche Weboberfläche haben alle Nutzer*innen des Systems – Studierende, Prüfungsbüromitarbeiterinnen, Prüferinnen wie auch Sachbearbeiter*innen – in ihren jeweiligen Funktionen denselben Einstiegspunkt, wobei
diese Weboberfläche vollständige Barrierefreiheit verspricht. Neben den Vorteilen von HISinOne in Technik und Bedienung gab es weitere rein pragmatische Überlegungen, bei der Anbieterin unseres aktuellen CaMS zu bleiben. Zum einen besteht aufgrund der Erfahrungen der letzten Jahrzehnte auf
Arbeitsebene ein stabiles Vertrauensverhältnis zwischen HIS und HU, zum anderen schaffen die Hochschulen innerhalb der Genossenschaft der HIS eine dynamische Gemeinschaft, die sich in einem ständigen Austausch befindet.
Im August 2021 hat die Universitätsleitung deshalb beschlossen, an der HU HISinOne einzuführen. Das Vorbereitungsprojekt zur Einführung wird im Februar 2022 beginnen und trägt den Namen ELSA (Electronic Lifecycle for Student Administration) – im Andenken an die Physikerin Elsa Neumann, die 1898 als erste Frau an der Berliner Universität ihre Promotion abschloss.