Die Erfahrungen aus dem Arbeitsalltag im Verlauf der Pandemie haben gezeigt, dass die Ergebnisse aus ausschließlich mobilen Arbeitsmodellen vergleichbar sind mit den Ergebnissen der Arbeit in Präsenz. Auch eine erfolgreiche Zusammenarbeit der Beschäftigten untereinander und mit Externen ist unter den neuen Randbedingungen möglich.
Um diese positiven Erfahrungen auch für die Zukunft zu nutzen, wurde an der HU eine Dienstvereinbarung „Mobiles Arbeiten“1 geschlossen. Die Universitätsleitung und die Vertretungen der Mitarbeitenden gehen darin von einer Verteilung aus mit 60 Prozent Präsenz- und 40 Prozent mobiler Arbeit als Regelfall. Die verschiedenen Arbeitsbereiche der HU haben jedoch unterschiedliche Rahmenbedingungen für Mobiles Arbeiten und sehr unterschiedliche Anforderungen an die Präsenz vor Ort bzw. den regelmäßigen Umgang mit physischen Unterlagen, Geräten oder Infrastruktur am Dienstort.
Im Bereich der IT allgemein und im Computer- und Medienservice im Besonderen sind die Ausgangsbedingungen naturgemäß günstiger für einen hohen Anteil mobiler Arbeit als in anderen Bereichen. Bei der Erarbeitung von Arbeitsszenarien sollte allerdings berücksichtigt werden, dass nur im Rahmen der Pandemie fast vollständig online gearbeitet wird und in der Zeit danach auch hybride Modelle erforderlich sein werden, bei denen einige Beschäftigte vor Ort und andere mobil arbeiten. Hierdurch ergibt sich eine höhere Komplexität als zu Zeiten der Pandemie.
Für den Computer- und Medienservice sollen deshalb über die Dienstvereinbarung hinausgehende Rahmenbedingungen für das Mobile Arbeiten im CMS spezifiziert werden. Erste Umfragen bei den Beschäftigten zeigen sowohl einen klaren Wunsch für höhere mobile Anteile pro Woche als auch teilweise bestehende Einschränkungen für die Arbeit von zu Hause.
Die bisherigen Erfahrungen mit hybriden Szenarien zeigen darüber hinaus, dass der technische und personelle Aufwand für erfolgreiche Hybridmeetings äußerst hoch ist. Als Lösung bietet sich deshalb eher an, dass alle Teilnehmenden einzeln per Videokonferenz beitreten, sobald auch nur eine Person mobil teilnimmt, um allen eine Teilnahme ohne Benachteiligungen zu ermöglichen. „One Zoom All Zoom“ ist eine dafür oft zu findende Kurzbeschreibung. Teilnahmen aus Räumen mit mehreren Personen, wie sie häufig an den Arbeitsplätzen der HU vorkommen, bergen jedoch weitere Schwierigkeiten, wenn die Raumpartner*innen in verschiedenen Meetings aktiv sprechen müssen. Lösungen wie ANC-Kopfhörer oder neue KI-Lösungen, die andere Stimmen als die eigene automatisch ausblenden, können hierbei helfen. Trotz solcher Lösungsansätze wird offensichtlich, dass Mobiles Arbeiten auch erhebliche Auswirkungen auf die Gestaltung der Arbeitsumgebungen im CMS haben wird. Angefangen von der Notwendigkeit für Raumbuchungen, über flexiblere Raumnutzungen und die dafür erforderliche technische Erweiterung und Standardisierung der Arbeitsausstattung, bis hin zu verschiedenen Räumen für unterschiedliche Tätigkeiten – etwa für „ruhiges, ungestörtes Arbeiten“, „Meetingteilnahme“, „Brainstorming und Kollaboration“ oder Treffpunkte für „informellen Austausch“ – werden bestehende Raumnutzungskonzepte neu überdacht werden müssen.
Als besondere Schwierigkeit der mobilen Arbeitswelten wird häufig das Onboarding von neuen Beschäftigten angeführt. So kann es schnell passieren, dass aufgrund hoher Arbeitslast neue Kolleg*innen nicht so eingeführt und wahrgenommen werden wie bei physischer Anwesenheit. Hier helfen neben klareren Prozessen, Checklisten und Fahrplänen für die ersten Monate auch zugeordnete Mentorinnen, die neue Mitarbeitende begleiten und für Fragen zur Verfügung stehen sowie regelmäßige Online-Formate der Teams und Abteilungen.
Darüber hinaus erfordert die erfolgreiche mobile Zusammenarbeit auch mehr „Open Work“, mehr Offenheit und Transparenz im Arbeitsalltag. Strategien, Aktivitäten und Entscheidungen, Projektverläufe und Erfolge oder Misserfolge müssen transparenter kommuniziert werden als zuvor, um Beteiligung und ein Mitdenken und -wirken zu ermöglichen. Hierin liegt auch eine große Chance zur Verbesserung der Agilität und Arbeitskultur insgesamt.
1 https://vertretungen.hu-berlin.de/de/vertretungen/gpr/dienstvereinbarungen/dv-mobiles-arbeiten.pdf