Die Pandemie hat auch die Arbeit am CMS nachhaltig verändert: Die Regeln für mobiles Arbeiten ermöglichen eine neue Flexibilität und eine bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Sie bringen aber auch neue Herausforderungen für das soziale Miteinander und die Verfügbarkeit von Büros und Arbeitsplätzen vor Ort mit sich.

Die Möglichkeiten der Flexibilisierung durch mobiles Arbeiten werden von den Mitarbeiter:innen des Computer- und Medienservice überwiegend positiv bewertet und gerne genutzt. Gleichzeitig ist der CMS durch die Digitalisierung und den damit verbundenen Ausbau der Dienste sowie die Beteiligung an diversen Projekten in den vergangenen Jahren gewachsen. Arbeitsplätze und Büros werden knapp und müssen daher effektiv genutzt werden. Die Möglichkeiten des mobilen Arbeitens sorgen dabei für die benötigte Flexibilität, bringen aber auch organisatorische, technische und soziale Herausforderungen mit sich. Die Arbeitsplätze werden aus technischer Sicht so ausgestattet, dass die mittlerweile überwiegend genutzten Dienstlaptops schnell an die vorhandene Infrastruktur angeschlossen und Peripheriegeräte wie Maus, Tastatur, Mikrofon, Lautsprecher und Kamera einfach nutzbar sind. Videokonferenzen, die sich im Arbeitsalltag fest integriert haben, müssen dabei möglichst störungsfrei durchgeführt werden können. Dies gilt sowohl für unterschiedliche Einzelkonferenzen mehrerer Personen in einem Raum als auch für gemeinsame Konferenzen einer Gruppe. Dabei werden verschiedene Ansätze gewählt: So sorgen Headsets dafür, dass man möglichst ungestört hören und reden kann. Es soll aber auch pro Büro ein Raummikrofon geben, dass die gemeinsame Teilnahme an einer Videokonferenz ermöglicht. Die Vergabe der Flexbüros erfolgt dabei in der Regel teamweise. So sind die Kommunikationswege kurz und die Abstimmung und Koordination erfolgt untereinander. Möglichkeiten und Grenzen von digitalen Buchungssystemen werden derzeit ausgelotet. Auch die sichere Verwahrung von Tastaturen, Mäusen und Headsets, allesamt Geräte, die aus hygienischen Gründen als individuell anzusehen sind, muss geklärt werden. Weiterhin ist das arbeitsplatzgebundene Telefon ein Hindernis bei der Flexibilisierung. Telefonnummern müssen daher personengebunden überall da zur Verfügung stehen, wo man arbeitet. Auch stellt sich die Frage, wie wir im CMS miteinander kommunizieren wollen. Neben dem Telefon und den E-Mails haben sich auch Chat-Dienste wie Matrix und Videokonferenzen als schnelle Ad-hoc-Kommunikationstools bewährt, bei denen auch Kolleginnen spontan dazugeholt werden und Dinge schnell diskutiert und geklärt werden können.
So ist gerade die standortübergreifende Zusammenarbeit am CMS viel einfacher
geworden und es spielt dabei keine so große Rolle, in welchem Büro sich gerade wer befindet.
Allerdings können technische Lösungen die sozialen Kontakte im Arbeitsleben nicht vollständig ersetzen. Schnelle Absprachen bei Flurgesprächen lassen sich eben nur teilweise durch virtuelle Kaffeerunden ersetzen. Und regelmäßige All-Hands-Meetings mögen zwar die Aufgabenvielfalt der verschiedenen Arbeitsbereiche vermitteln und neuen Kolleg:innen das Kennenlernen erleichtern, es ist aber kein vollständiger Ersatz für persönliche Treffen am Arbeitsplatz. Wie in den meisten Bereichen kommt es beim flexiblen mobilen Arbeiten auch auf eine ausgewogene Mischung und die Berücksichtigung individueller Vorlieben an, wie auch die folgenden Statements einiger Kolleg:innen zeigen.

Statements aus dem Kollegium:

„Inzwischen arbeiten die meisten hybrid und somit wurde auch mein Arbeitsplatz immer digitaler. Ich bin sehr froh, dass neben den Präsenztagen mobiles Arbeiten möglich ist. Dadurch lassen sich viele Aufgaben und die E-Mail-Flut deutlich effektiver, unterbrechungsfreier und konzentrierter bearbeiten.“ (Uta Feiler, Sekretariat)

„Ich bin im Homeoffice am CMS gestartet. Mich virtuell in ein neues Team und Thema einzuarbeiten war eine Herausforderung. Heute möchte ich die Vorzüge des Homeoffice nicht mehr missen. Gleichzeitig freue ich mich über jede Gelegenheit, Kolleg:innen persönlich zu treffen – deshalb sind flexible Arbeitsplätze für mich ideal.“ (Claudia Adam, Management und Kommunikation)

„Als Teil des Teams „Grafik und Print“ arbeite ich die meiste Zeit vor Ort, denn viele Aufgaben lassen sich nur so erledigen – etwa die Bereitstellung von Druckaufträgen, die Farbprofil-Erstellung oder die Wartung von Druckern. Dies erfordert auch in Zukunft einen festen Arbeitsplatz als Anlaufpunkt an unseren Standorten in Mitte und Adlershof.“ (Manuela Schulze, Teamleiterin Grafik und Print)

„Die Entscheidung, wieder mit der Tram zur Arbeit zu fahren oder zu laufen, habe ich unter den Gesichtspunkten einer klareren Trennung von Arbeit und Privatleben und etwas mehr Bewegung getroffen. Die Möglichkeit, jederzeit ins Home-Office zu wechseln, z.B. zum Schutz von Kolleg:innen, hat diese Entscheidung erleichtert.“ (Mathias Roland, Web-Mail-Datenbanken)

„Ich arbeite hauptsächlich von zu Hause aus. Für Arbeiten im Serverraum fahre ich bei Bedarf zum jeweiligen Standort. Die Vereinbarkeit von Arbeit und Familie steigt, vor allem für junge Familien, enorm. Außerdem ermöglicht mir das Homeoffice das bessere Nutzen von Randzeiten für disruptive Aufgaben, z. B. Neustarts von Servern. Videokonferenzen haben das Telefonat größtenteils ersetzt, auch im Kontakt mit den Nutzer:innen.“ (Malte Schmidt, HU-Cloud)