Mit Hilfe des Client-Management Systems Baramundi konnte die Umstellung der ca. 650 Rechner der Verwaltung der Humboldt-Universität auf Windows 7 zentral gesteuert durchgeführt werden. Damit war es möglich, einen PC innerhalb einer Stunde inklusive aller benötigten Softwareprogramme über das Netzwerk zu installieren.
Obwohl sich das Betriebssystem Windows XP sowohl im Unternehmensumfeld als auch in der öffentlichen Verwaltung bewährt hat und noch immer in vielen Einrichtungen eingesetzt wird, machte die Abkündigung des Supports zum 8. April 2014 durch Microsoft es notwendig, das zuverlässige Betriebssystem zu ersetzen. Von den in der Zwischenzeit von Microsoft veröffentlichten Windows-Versionen hat sich Windows 7 als bevorzugtes Betriebssystem für Unternehmen und öffentliche Einrichtungen durchgesetzt. Das neuartige Bedienkonzept des aktuellen Betriebssystems Windows 8 erfordert für eine optimale Nutzung neue Technik in erheblichem Umfang (z. B. Touchscreen). Damit fiel die Entscheidung, Windows XP durch Windows 7 zu ersetzen.
Im Januar 2014 waren in der Verwaltung der Humboldt-Universität ca. 650 Arbeitsplatzrechner mit dem Betriebssystem Windows XP in Betrieb, eine manuelle Ablösung durch eine Betriebssysteminstallation vor Ort kam somit nicht in Frage. Daher erarbeiteten die Kolleginnen und Kollegen der Arbeitsgruppe Systembetreuung Windows neue Konzepte, die es ihnen erlauben, Rechner zentral und standardisiert aus der Ferne umzustellen und zu betreuen. Eine zentrale Rolle spielt dabei das Client-Managementsystem Baramundi der Firma Baramundi Software AG. Im Februar 2014 konnte der gesamte Umstellungsprozess im Verwaltungsnetz erstmals erfolgreich getestet werden.
Bei der Einführung des neuen Betriebssystems musste sichergestellt werden, dass die verwendete Software weiterhin funktioniert bzw. durch neue Versionen ersetzt wird. Alternativ musste über die Abschaffung einzelner Anwendungen entschieden werden. Insgesamt wurden so mehr als 400 Anwendungen überprüft und deren Funktionsfähigkeit auf PCs der Verwaltung getestet. In Absprache mit den Fachabteilungen wurde die Umstellung auch für eine Konsolidierung der Anwendungssoftware genutzt und so die Versionsvielfalt der installierten Software reduziert.
Da ein neues Betriebssystem oft erhöhte Anforderungen an die Hardware stellt, musste neben der Software auch die Hardware analysiert werden. PCs, deren technische Parameter nicht für die Umstellung geeignet waren, wurden im Umstellungsprozess ersetzt. Eine weitere Herausforderung stellten die verschiedenen Peripheriegeräte (Drucker, Kopierer, Scanner usw.) dar. Innerhalb der Verwaltung wurden hierbei ca. 500 Geräte erfasst, u. a. 134 verschiedene Druckermodelle unterschiedlichster Firmen. Alle Geräte mussten auf ihre Funktionsfähigkeit unter Windows 7 getestet und deren Treiber in den Installationsprozess aufgenommen werden.
Im April 2014 begann die eigentliche Umstellungsphase. Nach den ersten Rollout-Erfahrungen wurde eine Grobplanung für die einzelnen Bereiche der Universitätsverwaltung erstellt und kommuniziert. Jeweils einige Wochen vor dem geplanten Umstellungstermin einer Abteilung fanden mit dem Abteilungsleiter und DV-Beauftragten Gespräche zur Feinplanung und zur Schaffung der organisatorischen Voraussetzungen (z. B. Zugang zu den Arbeitsplätzen) statt. Die Nutzer wurden über den genauen Umstellungszeitpunkt informiert und gebeten, persönliche Daten auf ihren Rechnern zu sichern. Wenngleich die Installation vollständig automatisiert wurde, wurde innerhalb des Umstellungsprozesses auch eine Aktualisierung des PC-BIOS vorgenommen. Insofern war die Anwesenheit eines CMS-Administrators vor Ort notwendig. Die eigentliche Installation des Betriebssystems erfolgte automatisiert über das Netzwerk. Der zu installierende PC wurde über das Netzwerk gebootet, im Anschluss wurde ein Baramundi-Programm gestartet, welches die Windows 7-Installation steuert, die – abhängig von der Netzwerkverbindung – nach etwa 20 Minuten abgeschlossen war. Das neue System verfügt bereits über einen Baramundi-Klienten, mit dessen Hilfe die gesamte Anwendungssoftware und alle erforderlichen Konfigurationen in weiteren 30 – 40 Minuten installiert wurden. Ab diesem Zeitpunkt ist der Rechner betriebsbereit. Dank der vorinstallierten Treiber können nun angeschlossene Drucker vom Nutzer selbst installiert und konfiguriert werden.
Mit diesem Prozess konnten bis Ende Januar 2015 bis auf wenige Ausnahmen alle Rechner der zentralen Universitätsverwaltung umgestellt werden.