Im Jahr 2016 wurde das Projekt humboldt gemeinsam (HUg)mit dem Ziel gestartet, neben Prozessveränderungen auch die Einführung eines SAP-Systems an der Humboldt-Universität durchzuführen.

Bei Projektstart waren vor allem Systeme für die Bereiche Haushalt, Personal und Objektmanagement im Fokus des Projektes. Im Laufe der Projektstudie erweiterte sich dieser Fokus auf aktuell elf Systeme. Deshalb kann inzwischen von der Einführung einer SAP-Landschaft gesprochen werden (Bei dieser Zählung sind keine SAP-Systeme enthalten, wie z. B. die notwendigen Datenbanken (SAP HANA, Sybase) oder Systeme zur Migration von Daten).

Diese Systemlandschaft bietet vor allem eine hohe Integration der verschiedenen Systeme untereinander. Daten sollen zukünftig nur einmal erfasst (single point of truth) und Doppeleingaben vermieden werden. Dies bringt viele Vorteile in der Datenpflege und -konsistenz. Es führt aber auch zu einem stark erhöhten Koor-dinationsaufwand bei der Pflege und dem Update der Systeme. Veränderte Da-tenformate oder Prozesse haben direkte Auswirkungen auf alle Systeme, die mit diesen Daten arbeiten. Das Update an einem System kann also zu zwingend und zeitnah durchzuführenden Anpassungen an den anderen Systemen führen.
In der geplanten Systemlandschaft wird es Systeme geben, die einen fachlichen Aspekt abdecken (z. B. Haushalt). Es werden aber auch fachübergreifende Systemeeingeführt, die beispielsweise das Management der Komplexität erleichtern sollen (SAP Solution Manager). Eine Sonderlösung ist das SAP IdM, welches nur neben das HU-IAM geschaltet wird und den Vorteil der bereits fertigen Schnittstellen zu den zahlreichen SAP-Systemen bietet.
Während der Projektstudie wurde vom CMS eine ausführliche Einschätzung über die notwendigen personellen Ressourcen zum Management dieser Systemlandschaft in der Betriebsphase, also nach dem Projekt, erarbeitet. Schließlich wurde basierend auf den identifizierten Aufgaben und strategischen Aspekten für jedes dieser Systeme vom CMS, in Abstimmung mit der Programmleitung HUg, eine Serviceaufteilung konzipiert. Es ergab sich eine Tabelle mit ungefähr 800 Zellen, also Aufgabenzuordnungen.
Es werden zukünftig vor allem die fachübergreifenden Systeme durch den CMS betrieben. Diese Systeme haben eine strategische Bedeutung für die übrige Systemlandschaft der HU. Eine dauerhafte Investition, auch in die personelle Betreuung, ist sinnvoll.
Als Beispiel soll hier das System SAP PI/PO dienen. Das System ist als Middleware für den Datenaustausch aller Systeme untereinander konzipiert.

Vorteil einer solchen Middleware ist neben einer zentralen Steuerung und Über-wachung vor allem auch die Verhinderung von direkten Systemverbindungen. Diese können zwar schneller implementiert werden und auch bei der Performancepunkten, führen aber zu den bekannten „Spaghetti-Abbildungen“ einer Systemlandschaft. Wird also zukünftig die Kostenstelle in einem System benötigt, werden diese zentralen Stammdaten über die SAP PI/PO in die anderen Systeme verteilt. Dafür ist eine einmalige Anbindung zu realisieren, die möglichst generisch implementiert wird und die üblicherweise notwendigen Zusatzdaten enthält (Gültigkeitsdauer, verantwortliche Person etc.). An diese Schnittstelle können beliebig viele Systeme angeschlossen werden. Notwendige Transformationen werden in der SAP PI/PO realisiert.

Ansprechpartner
Torsten Eggert