Nach langjähriger Vorbereitung ist es nun soweit, die neue Kalender-Software geht an den Start. Nachdem mit dem Gesamtpersonalrat eine Dienstvereinbarung getroffen wurde, wird jetzt als Ersatz der kommerziellen Oracle Collaboration Suite Calendar die Open-Source-Lösung SOGo [1] als elektronischer Kalender an der HU eingeführt.
Der neue Kalender steht allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der HU uneingeschränkt zur Verfügung. Lediglich ein gültiger aktiver HU-Account und eine einmalige Freischaltung sind für die Verwendung des neuen Kalenders erforderlich. Wer bereits mit dem alten Oracle-Kalender arbeitet, kann seine Termine über die Migrations-Webseite [3] automatisch in den neuen Kalender übertragen. Dies funktioniert übrigens immer wieder, falls etwas schief geht. Dabei werden jedoch alle Einträge im neuen Kalender gelöscht. Der alte Kalender sollte also erst migriert werden, bevor mit dem neuen Kalender gearbeitet wird. Das gilt natürlich auch für Ressourcen-Kalender. Der alte Oracle-Kalender steht aber vorerst weiterhin zur Verfügung.
Für die Abschaltung des alten Oracle-Kalenders ist derzeit kein fester Termin geplant, jedoch läuft Mitte 2015 der Wartungs- und Lizenzvertrag aus, so dass davon auszugehen ist, dass darüber hinaus kein Betrieb des alten Kalenders mehr möglich sein wird. Wir werden rechtzeitig alle Benutzerinnen und Benutzer über den Abschaltzeitpunkt informieren und empfehlen so schnell wie möglich umzusteigen.
Neben Terminen können Aufgaben, Kontakte, aber auch Ressourcen wie Räume, Leihgeräte usw. verwaltet werden. Die neuen Zugangs- und Synchronisationsschnittstellen (CalDAV, Active-Sync) und die Integration in Mail-Clients macht die Terminplanung bequemer und einfacher als bisher. Eine SyncML-Schnittstelle wie beim Oracle-Kalender gibt es jedoch nicht mehr, d. h. alte Telefone können auf diesem Weg nicht mehr synchronisiert werden. Natürlich bietet der neue Kalender eine Web-Oberfläche, aber auch einen Zugang über Mozillas Thunderbird-Mail-Programm. Thunderbird empfiehlt sich für die Arbeit mit dem Kalender, da sich ohne Internetanbindung – z. B. von unterwegs – bequem Termine, Aufgaben und Kontakte anzeigen und bearbeiten und dann später mit dem Kalender-Server synchronisieren lassen. An einer Unterstützung für Microsofts Outlook wird noch gearbeitet.
Hinter SOGo steht eine Firma (Inverse Inc.), die die Software weiterentwickelt und Auftragsarbeiten für gewünschte Anpassungen durchführt. So wurden für die HU etliche Verbesserungen implementiert, unter anderem eine Druck-Funktion für verschiedene Ansichten im Web-Frontend.
Ein weiterer wichtiger Grund für den Wechsel auf eine neue Kalender-Lösung war die fehlende Unterstützung für Smartphones. Nun lassen sich iPhones, Android- und Blackberry-Smartphones für die Arbeit mit dem Kalender verwenden. Leider fallen bei Android-Smartphones Kosten für die CalDAV-Software an. Das Geld können sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Software-Budget ihrer Einrichtung zurückerstatten lassen.
Im Zuge der Einführung des neuen Kalenders werden Schulungen für die Einrichtung der Software und im Umgang mit dem Kalender angeboten. Es sind aber auch regelmäßige Schulungen geplant. Die Termine dafür können zukünftig dem Programm der beruflichen Weiterbildung entnommen werden. Ansonsten liegen bereits ausführliche Anleitungen zur Konfiguration und Verwendung auf den Webseiten des Kalenders vor [2].
Problematisch ist im Zusammenhang mit der automatischen Synchronisierung bei Smartphones, dass dienstliche oder sogar vertrauliche Daten in Kalendern oder Adressbüchern stehen, die aber nicht an Dritte wie Apple, Google, Facebook usw. weitergegeben werden dürfen. Genauso wenig möchte man seine privaten Kontakte mit allen Kolleginnen und Kollegen teilen. Entsprechende Datenschutz-Hinweise finden sich auf den Webseiten des Kalenders [2]. Wer mit vertraulichen Daten (Patienten-Kontaktdaten usw.) hantiert und trotzdem
nicht auf den neuen Kalender verzichten möchte, sollte unbedingt eine Kalender-Schulung besuchen.
Für Fragen zur neuen Kalendersoftware und zu Schulungen stehen die Benutzerberatung des CMS und der E-Mail-Support [4] zur Verfügung.
[1] http://www.sogo.nu/
[2] https://kal.hu-berlin.de/
[3] https://kal.hu-berlin.de/migration/
[4] Benutzerberatung: +49.30.2093.70000, E-Mail-Support: kalender@cms.hu-berlin.de