Nach langjähriger Vorbereitung ist es nun soweit, dass die neue Kalender-Software zur öffentlichen Nutzung zur Verfügung steht. Als Ersatz des kommerziellen Oracle Collaboration Suite Calendar wird die Open-Source-Lösung SOGo als elektronischer Kalender an der Humboldt-Universität zu Berlin eingeführt:
Hinter SOGo steht aber ebenfalls eine Firma (Inverse Inc.), die die Software weiterentwickelt und Auftragsarbeiten für gewünschte Anpassungen durchführt. So wurden für die Humboldt-Universität zu Berlin etliche Verbesserungen implementiert, unter anderem eine Druck-Funktion für verschiedene Ansichten im Web-Frontend.
Features
Neben Terminen können Aufgaben, Kontakte, aber auch Ressourcen, wie Räume, Leihgeräte, usw. verwaltet werden. Die neuen Zugangs- und Synchronisationsschnittstellen (CalDAV, ActiveSync) und die Integration in Mail-Clients macht die Terminplanung bequemer und einfacher als bisher. Eine SyncML-Schnittstelle wie beim Oracle-Kalender gibt es jedoch nicht mehr, d. h. ältere Telefone können auf diesem Weg nicht mehr synchronisiert werden.
Zugangsvoraussetzungen
Der neue Kalender steht allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Humboldt-Universität zu Berlin uneingeschränkt zur Verfügung. Lediglich ein aktiver HU-Account und eine einmalige Freischaltung sind für die Verwendung des neuen Kalenders erforderlich.
Migration
Wer bereits mit dem alten Oracle-Kalender arbeitet, kann seine Termine und seine Adressbücher über die Migrations-Webseite automatisch in den neuen Kalender übertragen. Im Fehlerfall kann dieser Prozess auch beliebig wiederholt werden. Dabei werden alle Einträge im neuen Kalender gelöscht. Sie sollten also erst Ihre alten Kalender migrieren, bevor Sie im neuen Kalender Termine eintragen. Das gilt natürlich auch für Ressourcen-Kalender für Räume und Gruppen. Der alte Oracle-Kalender steht aber vorerst weiterhin zur Verfügung.
Abschaltung des alten Oracle-Kalenders
Derzeit ist kein fester Termin geplant, jedoch läuft Mitte 2015 der Wartungs- und Lizenzvertrag aus, so dass davon auszugehen ist, dass darüber hinaus kein Betrieb des alten Kalenders mehr möglich sein wird. Wir werden rechtzeitig alle Benutzerinnen und Benutzern über den Abschaltzeitpunkt informieren, empfehlen jedoch, so schnell wie möglich umzusteigen.
Verwendung
Neben einer Web-Oberfläche bietet der neue Kalender einen Zugang über Mozillas Thunderbird-E-Mail-Programm. Thunderbird empfiehlt sich für die Arbeit mit dem Kalender, da sich auch ohne Internetanbindung – zum Beispiel von unterwegs – bequem Termine, Aufgaben und Kontakte anzeigen und bearbeiten und dann später mit dem Kalender-Server synchronisieren lassen. Weiterhin lassen sich die bei MacOS X mitgelieferten Programme problemlos einbinden. An einer Unterstützung für Microsofts Outlook wird noch gearbeitet.
Smartphones
Ein wichtiger Grund für den Wechsel auf eine neue Kalender-Lösung war die fehlende Unterstützung für Smartphones. Nun lassen sich iPhones, Android- und Blackberry-Smartphones für die Arbeit mit dem Kalender verwenden. Leider fallen bei Android-Smartphones Kosten für die Synchronisationssoftware an.
Anleitungen und Schulung
Wer Probleme beim Umgang mit oder bei der Einrichtung der Kalender-Software hat, kann eine der regelmäßig angebotenen Kalender-Schulungen besuchen. Weitere Einzelheiten zu den Schulungen finden sie auf der Webseite zu den Schulungen.
Ansonsten liegen bereits ausführliche Anleitungen zur Konfiguration und Verwendung auf den Webseiten des Kalenders vor.
Datenschutz
Ein wichtiges Problem gerade auch im Zusammenhang mit Smartphones ist, dass dienstliche oder sogar vertrauliche Daten in Kalendern oder Adressbüchern stehen, die aber nicht an Dritte wie Apple, Google, Facebook usw. weitergegeben werden dürfen. Genauso wenig möchte man seine privaten Kontakte mit allen Kolleginnen und Kollegen teilen. Entsprechende Hinweise dazu finden Sie auf den Webseiten des Kalenders. Wer mit vertraulichen Daten (Personaldaten, Patienten-Kontaktdaten, usw.) umzugehen hat und trotzdem nicht auf den neuen Kalender verzichten möchte, sollte unbedingt eine Kalender-Schulung besuchen.
Sollten Sie noch Fragen zur neuen Kalendersoftware haben, wenden Sie sich bitte an die Benutzerberatung des CMS oder per E-Mail an kalender@cms.hu-berlin.de.
(Vielen Dank an Kollegen Rohde.)