Katrin Lányi
Computer- und Medienservice, Anwendungen für Lehre, Forschung und Administration

zis.hu-berlin.de – mehr als 25 Jahre ZIS

Die zentrale Adressdatenbank der HU (ZIS) existiert seit mehr als 25 Jahren. Es ist das Auskunftsportal für die dienstlichen Kontaktdaten von Beschäftigten der HU im Webauftritt der Universität und eine der am meisten genutzten Seiten.

Die Daten werden auf Basis einer Verwaltungsanweisung aus dem Jahre 1998 von den Fakultätsverwaltungen gepflegt. Der Umfang von Merkmalen, die zu bearbeiten sind, wurde bewusst so gering wie möglich gehalten und beschränkt sich auf die Daten, die für ein Telefonverzeichnis erforderlich sind, beispielsweise Name, Vorname, Titel/Akademischer Grad, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Funktion, Sachgebiet und Sitz. Inzwischen kann auch ein „gelebter Name“ angegeben und aus mehr als zwei Geschlechtern ausgewählt werden. Auch eine weitere funktionsbezogene E-Mail-Adresse kann angegeben und alle Daten können mittlerweile zweisprachig dargestellt werden. Ein moderner Webauftritt aber verlangt mehr.

Das hat dazu geführt, dass die vom ZIS ins Web-Content-Management-System übernommenen Stammdaten in den letzten Jahren mehr und mehr um weitere Daten ergänzt wurden, etwa ein Foto, eine Publikationsliste, eine Vita, Mitgliedschaften in Organisationen, Vortragslisten und vieles mehr. Hier gab es weder inhaltliche noch gestalterische Einschränkungen. Nun wurde begonnen, die Pflege der Webseiten auf ein neues System umzustellen. In diesem soll die Bearbeitung von Personendaten gänzlich unterbunden werden, damit die Darstellung wieder strukturierter und einheitlicher erfolgen kann. Personenprofile werden ab sofort in TYPO3 ausschließlich aus dem ZIS importiert und vor Ort nicht mehr verändert.

Zusatzdaten selbst erfassen oder andere bevollmächtigen

Zu diesem Zweck wurde eine ZIS-Erweiterung geschaffen, die es Beschäftigten ermöglicht, ihre Daten auf eine solche Weise selbst zu bearbeiten, dass sie problemlos im ZIS, in Plone und in TYPO3 angezeigt werden können, ohne das jeweilige Layout zu beeinträchtigen (Abb. 1).

Den Zugang zu ZIS Advanced finden alle Beschäftigten unter ihrem eigenen Datensatz im ZIS (Abb. 2). Dort gibt es seit November 2025 zwei Links, von denen einer zum Erfassungsformular der neuen Daten führt, der andere zu erklärenden Informationen und einem FAQ in der Web-Support-Plattform.

Zu den neuen Feldern in ZIS Advanced gehören Uploadmöglichkeiten für ein Profilfoto, Textfelder für Publikationen, die eigene Vita und Sprechzeiten, aber auch ein Feld „Sonstige Informationen“. Dieses Feld ist so gestaltet, dass darin eigene „Felder“ mit Überschrift und Inhalt definiert werden können, die dann in einem gemeinsamen Datenbankfeld im XML-Format abgelegt werden. Und auch dem Grundsatz des Datenschutzes bleibt ZIS Advanced treu. Wer seine Daten nicht weltweit veröffentlichen möchte, kann selbst die Anzeige auf das HU-Netz einschränken. Die Möglichkeit, in den Textfeldern Bilder oder andere Dateien abzulegen, wird derzeit nicht angeboten, da diese bei der Übernahme in andere Systeme möglicherweise das Layout beeinträchtigen.

Wer seine Daten nicht selbst pflegen, sondern Sekretariatsangehörigen oder studentischen Hilfskräften übertragen möchte, kann deren HU-Account in ein Feld „Zur Pflege berechtigte HU-Accounts (Bevollmächtigte)“ eingeben. Die so bevollmächtigten Personen finden dann unter ihrem eigenen Zugang auch die Profile der anderen.

Voraussetzungen zur Selbstverwaltung der Daten

a) Authentifizierung mit Shibboleth

Um Daten in ZIS Advanced bearbeiten zu können, ist eine Authentifizierung mit HU-Account erforderlich. Jedoch gibt es das Attribut „HU-Account“ im ZIS nicht. Eine Zuordnung zwischen Shibboleth-Account und ZIS-Daten lässt sich nur mit Hilfe des Identitätsmanagements treffen. Verläuft die Zuordnung automatisch, kann die Eingabe in ZIS Advanced sofort erfolgen. Ist die maschinelle Zuordnung nicht möglich, gibt es eine Fehlermeldung, die der Web-Support beheben kann. Dies tritt beispielsweise dann auf, wenn eine Person mehrere Vornamen hat, von denen nur einer im ZIS steht.

b) Eintrag des Stamm-Datensatzes im ZIS muss bereits erfolgt sein

Da ZIS Advanced eine Erweiterung des ZIS darstellt, können dort nur dann Eintragungen erfolgen, wenn es einen entsprechenden Datensatz im ZIS gibt. Wird der Datensatz im ZIS gelöscht, wird auch der Zusatz-Datensatz in ZIS Advanced gelöscht. Die Pflegebeauftragten des ZIS sollten unbedingt darauf achten, dass Personenprofile nicht „nachgenutzt“ werden. Verlässt eine Person die Universität, muss ihr Datensatz wirklich gelöscht und für die nachfolgende Person neu angelegt werden, damit nicht versehentlich Daten von ZIS Advanced auf die neue Person übertragen werden.

Zeitversetzte Ansicht

Bitte beachten: Daten, die im ZIS/ZIS Advanced geändert werden, sind sofort im ZIS selbst sichtbar. In die Content-Management-Systeme Plone und TYPO3 werden sie jedoch erst in der darauffolgenden Nacht übernommen.