Ingo Rauschenberg
Computer- und Medienservice, Anwendungen für Lehre, Forschung und Administration

Campus-Management-Systeme sind diejenigen IT-Systeme, die der Abbildung von Geschäftsprozessen im Bereich des studentischen Lebenszyklus (Bewerbung, Studierenden-, Lehrveranstaltungs- und Prüfungsverwaltung) sowie weiterer Aufgabenfelder der Hochschulverwaltung dienen. Im Projekt ELSA geht es um die Ablösung der aktuell eingesetzten, abgekündigten Software durch ein geeignetes Nachfolgesystem.

Aktuell wird an der Humboldt-Universität zu Berlin (HU) im Bereich des Campus-Managements (CM) Software der HIS eG¹ (HIS) eingesetzt. Hierbei handelt es sich um die alte Generation der HIS Software, bestehend aus GX-Softwaremodulen für einzelne Aufgabenbereiche (Zulassung, Studierendenverwaltung, Prüfungsverwaltung) sowie einer Webanwendung für Selbstbedienungsfunktionen sowie Lehrplanung.
Diese alte Generation der Software wurde durch die HIS abgekündigt², da die HIS seit mehr als zehn Jahren den Nachfolger dieser über 20 Jahre alten Softwaregeneration, HISinOne³, entwickelt.

Mit der Abkündigung der HIS startete für die HU das Projekt der Suche und Einführung eines neuen Campus-Management-Systems.

Das Projekt selbst sollte einen prägnanten und kurzen Namen erhalten. Da die aktuell als Webanwendung eingesetzte Software an der HU – in Anlehnung an die erste Studierende der HU⁴ – unter dem Namen AGNES bekannt ist, wurde diesem Projekt – in Anlehnung an die erste Promovierende der HU⁵ – der Name ELSA gegeben.

Arbeiten im Projekt ELSA

Die Suche nach einem neuen Campus-Management-System für die HU begann mit der Erstellung einer Prozesslandkarte⁶ für den Bereich Campus-Management, um veranschaulichen zu können, welche Pro-
zesse ein neues CM-System notwendigerweise unterstützen muss.
Im Anschluss daran erfolgte eine Marktanalyse, bei der untersucht wurde, welche auf dem Markt verfügbaren CM-Systeme für die von der HU benötigten Prozesse in Frage kommen. Hierbei wurden sowohl Gespräche mit Herstellern als auch mit Hochschulen, die die jeweiligen Systeme im Einsatz hatten, geführt.

Das Ergebnis dieser Marktanalyse ergab, dass die Software der HIS, HISinOne, als Einzige die umfangreichen Anforderungen der HU erfüllen konnte, ohne dass bei dem Funktionsumfang, der von dem aktuellen CM-System unterstützt wird, Abstriche gemacht werden müssen.

Anschließend wurde mit der HIS das sogenannte Vorbereitungsprojekt zur Einführung von HISinOne gestartet, in dem eine detaillierte Prozessanalyse und Dokumentation der von der HU benötigten Prozesse im Bereich des CM vorgenommen wurde. Dabei wurde auch geprüft, inwieweit diese mit den in HISinOne vorgesehenen Standardprozessen kompatibel sind und wo seitens der HU bzw. der HIS Anpassungsarbeiten erforderlich werden. Der Leistungsumfang dieser Anpassungsarbeiten sowie Punkte, in denen die HU noch zwingend Anpassungen an der Software der HIS benötigt, wurden dokumentiert und dienen als Basis für die Kosten- und Zeitplanung der HU sowie den Abschluss des Vertrages für das Einführungsprojekt von HISinOne mit der HIS.

Aktuell steht der Abschluss des Einführungsvertrages mit der HIS unmittelbar bevor. Um dennoch bis zu dem im Dezember 2024 beginnenden Bewerbungs- und Zulassungsverfahren zum Sommersemester 2025 das erste Modul von HISinOne produktiv setzen zu können, haben im Oktober 2023 schon die Arbeiten am Aufbau der Systeme für HISinOne, der Datenbereinigung der Bestandsdaten sowie erste Workshops (Produktbereiche SYS und APP) und Weiterbildungen zu der Software stattgefunden.

Spätestens mit dem Beginn der Bewerbungsfristen zum Wintersemes-ter 2025/26 im Mai 2025 ist geplant, die bisher für Bewerbung und Zulassung eingesetzte Software vollständig durch HISinOne APP abzulösen.
Weiterhin ist geplant, die Funktionen der Studierendenverwaltung ab dem Sommersemester 2026 mit HISinOne zu realisieren.

Die wohl größte Herausforderung für die HU wird die Ablösung des Prüfungsverwaltungssystems sowie damit zusammenhängend die Lehrveranstaltungsverwaltung durch HISinOne sein. Das hängt damit zusammen, dass hierfür alle Prüfungsordnungen, die aktuell an der HU genutzt werden, in HISinOne neu abgebildet werden müssen. Auch Änderungen, die während dieser Neuabbildung in Kraft treten,
müssen in beiden Systemen gepflegt werden. Im Anschluss ist die Lehrplanung der HU in HISinOne neu einzugegeben, da durch die künftige Verknüpfung von Lehrveranstaltungen mit Prüfungen in
HISinOne keine Datenübernahme aus dem Altsystem möglich ist.
Geplant ist der Abschluss dieses Bereichs bis zum Sommersemester 2030.

1. https://www.his.de ↩︎
2. https://www.his.de/fileadmin/his/news/Release_2022.06/Release-Special_2022.06.
   pdf ↩︎
3. https://www.his.de/hisinone ↩︎
4. https://www.hu-berlin.de/de/ueberblick/geschichte/wissenschaftlerinnen/zahn_
   harnack ↩︎
5. https://www.hu-berlin.de/de/ueberblick/geschichte/wissenschaftlerinnen/
   neumann
   https://blogs.hu-berlin.de/cms/2022/06/30/aus-der-lehre-elsa-die-einfuehrung-
   eines-neuen-campus-management-systems-an-der-hu/ ↩︎
6. https://www.zki.de/top-themen/prozesse-an-hochschulen/ ↩︎