Als die Humboldt-Universität im März 2020 in den Präsenznotbetrieb wechselte, geschah dies in der vorlesungsfreien Zeit. Betroffen von der neuen Situation waren vor allem die rund 6.000 HU-Beschäftigten, die nun gezwungen waren zuhause zu arbeiten. Der CMS bot schon vor der Corona-Krise eine Vielzahl von Diensten an für Kollaboration und Home-Office und erstellte für die Beschäftigten schnell eine Übersicht der Dienste und ihrer Nutzung, die HU-weit verbreitet wurde.

Fernzugang zum HU-Arbeitsplatz

Hinter den Kulissen baute der CMS die Terminalserver-Farm aus und erweiterte die Profile für die Nutzung des „HU-Desktops“, mit dem HU-Angehörige über Webbrowser oder RDP-Clientsoftware (Remote Desktop Protocol) einen virtuellen Windows-Desktop verwenden können. Dieser virtuelle Desktop ist mit einem umfangreichen Softwarepaket ausgestattet ist und ermöglicht den Zugriff auf Netzlaufwerke im HU-Netz außerhalb des Verwaltungsnetzes. Auch für die besonders abgesicherten Beschäftigten im Verwaltungsnetz wurde ein entsprechender Zugang eingerichtet, der Basisfunktionen bereitstellt.

Der CMS erweiterte auch mehrmals die VPN-Kapazitäten (Virtual Private Network), da die bisherige Zahl an gleichzeitigen verschlüsselten Verbindungen ins HU-Netz dem Ansturm von fast 6.000 Beschäftigten nicht gewachsen war. Das neue, zusätzlich eingeführte SSL-VPN bietet weit mehr Kapazität und ermöglicht den Zugriff durch alle Beschäftigte.

Team-Besprechungen per Videokonferenz

Für das verteilte Arbeiten im Home Office war eine Videokonferenzlösung nötig, die der Last von 6.000 Beschäftigten und perspektivisch 35.000 Studierenden Stand hält. Die verfügbaren Lösungen an der HU, u.a. das vom DFN-Verein angebotene DFNConf, war trotz mehrmaligen Kapazitätenausbaus bundesweit überlastet. Der CMS hatte bereits vor der Corona-Krise verschiedene cloudbasierte Videokonferenzlösungen evaluiert und konnte so sehr zügig eine Campuslizenz für Zoom abschließen und Zoom in die vorhandenen HU-Dienste, wie das Identitätsmanagement oder die HU-Lernplattform Moodle, integrieren. Der CMS hat hinsichtlich Datenschutz und IT-Sicherheit große Anstrengungen unternommen, die bestehenden Vorbehalte durch stringente Konfigurationen von HU-Zoom auszuräumen.

Auf der Website hu.berlin/hu-zoom und in einer regelmäßigen HU-Zoom-Sprechstunde per Videokonferenz informiert der CMS über das neue Angebot und leistet Support. Zu den vielfältigen Szenarien, die so per HU-Zoom möglich sind, wird der CMS in einem weiteren Artikel berichten.
Neben Zoom und den erweiterten Kapazitäten bei DFNConf aktualisierte der CMS auch den HU-eigenen Chatserver und die dazu gehörigen Informationen. Die Nutzung des Chats auf XMPP-Protokoll vervierfachte sich gegenüber der Zeit vor Corona.

Erhöhter Sicherheitsbedarf im Home Office

Die Arbeit und Kommunikation mit dem HU-Netz über das öffentliche Internet stellt erhöhte Anforderungen an IT-Sicherheit und Authentifizierung. Im FAQ zum Home Office auf der zentralen Corona-Infoseite der HU informieren der IT-Sicherheitsbeauftragte der HU und der CMS über potenzielle Risiken und wie ihnen am besten begegnet werden kann.

Der CMS stellt HU-Angehörigen bereits seit einiger Zeit kostenfreie Soft-Zertifikate zur Verschlüsslung und Signierung von Mails oder Dokumenten zur Verfügung. Die Ausstellung (bzw. Aktivierung) des Zertifikats erfordert aus Sicherheitsgründen eine persönliche PIN-Übergabe an den neuen Zertifikate-Inhaber. Um auf die Anforderungen des Social Distancing einzuhalten, führt der Zertifikatedienst des CMS die Übergabe derzeit digital per Videoident durch. Die Zertifikate eignen sich auch, um PDFs sicher zu signieren oder zu verschlüsseln.

Angebot wird fortwährend überprüft und den Bedürfnissen angepasst

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des CMS leisten derzeit Außergewöhnliches, um den Uni- und Lehrbetrieb zu sichern und dabei gleichzeitig das Angebot für Beschäftigte und Studierende an die veränderten – und sich weiterhin verändernden – Bedingungen der Corona-Zeit anzupassen.

Neue Dienste sind ständig in der Evaluation, parallel zum Betrieb der allgemeinen IT- und Netzwerk-Infrastruktur der HU und den Diensten für Lehre, Verwaltung. Auch Projekte wie die ERP-Einführung werden weiter vorangetrieben.

Der CMS bittet um Verständnis, wenn es in einzelnen Projekten zu Verzögerungen kommt oder Supportanfragen nicht unmittelbar beantwortet werden können.